Samenwerking met verenigingen of bedrijven: regel het goed!

Samenwerking. Het levert zoveel op. Zowel verenigingen als ondernemers gaan graag een partnerschap aan. Wat is er nou mooier dan dat je door bundeling van krachten als vereniging wèl dat evenement kunt houden waardoor de clubkas gespekt wordt. Of dat je als ondernemer wèl die grote opdracht kunt aannemen. Deze week kreeg ik echter twee mislukte samenwerkingen voorgeschoteld, met de grote vraag: wat nu?

Een vereniging wilde samen met een andere vereniging een gezamenlijk evenement houden. Een en ander werd vooral mondeling afgestemd. Per e-mail werden globaal een aantal afspraken heen en weer gestuurd. Op de dag zelf bleek dat er een aantal voorzieningen niet geregeld waren. Dat leidde ertoe dat delen van het evenement niet door konden gaan en bij andere onderdelen geïmproviseerd moest worden. Dat kwam niet echt professioneel over. De verenigingen kregen veel commentaar van bezoekers, ruzie over wie tekort was geschoten en ook de winstdeling leverde problemen op. Dan is het met de pret gauw gedaan: Uiteindelijk heeft het evenement alleen maar veel negatieve energie, knorrige gezichten en een serieus conflict opgeleverd.

gebroken hartDaarna belde een ondernemer. Ook zij was in goed vertrouwen een (mondelinge) samenwerking aangegaan omdat de opdracht voor een deel bestond uit expertise die ze zelf niet in huis had. Ze bracht zelf de klant aan, de opdracht werd geplaatst bij de samenwerkingspartner en zelf werd ze onderaannemer. Vervolgens liep het spaak door een verschil in inzicht. De ondernemer bleef zitten met een onbetaalde factuur voor reeds geleverd werk en een vordering voor gemiste inkomsten (uren die wel overeengekomen waren maar nog niet gewerkt). Maar vervelender was dat ze haar klant kwijt was en onterechte reputatieschade opliep. Bovendien had de opdracht uitzicht geboden op toekomstige opdrachten: ook dat was ze kwijt. De inkomsten kan ze nog terugvorderen, maar de andere nadelen zijn bij gebrek aan goede schriftelijke afspraken en bewijs niet meer te herstellen.

Wilt u als vereniging of ondernemer een samenwerking aangaan? Hierbij enkele tips.

  • Zet de gemaakte afspraken altijd in een schriftelijke samenwerkingsovereenkomst. Met een mondelinge afspraak kunt u achteraf niets bewijzen.Ga niet uit van goed vertrouwen: als er problemen ontstaan hebt u hier niets aan. Een schriftelijke overeenkomst is een teken van professionaliteit, niet van wantrouwen. Sterker nog: als uw partner een schriftelijke overeenkomst niet nodig vindt, kunt u de samenwerking beter niet aangaan.
  • Bedenk dat mondelinge afspraken ook problemen kunnen geven bij schade, verzekering en aansprakelijkheid. U kunt aansprakelijk gesteld worden voor een fout van uw samenwerkingspartner, of u bent hoofdelijk aansprakelijk als een derde schade heeft. Verzekeraars dekken alleen schade die door de verzekeringnemer is veroorzaakt, maar bij mondelinge afspraken kan dat ook de samenwerkingspartner zijn geweest.
  • Zet in de overeenkomst in elk geval wie partijen zijn, het doel van de samenwerking, de duur van de overeenkomst, wie wat doet, wie wat regelt, wie welke kosten draagt, hoeveel uren er gewerkt wordt en wat de winstverdeling is. Maak afspraken over aansprakelijkheid en verzekering, opzegging, opzegtermijn en geschilbeslechting.
  • Bedenk welke voordelen u heeft van de samenwerking, maar vooral ook wat u bij voortijdige beëindiging kunt verliezen. Biedt de samenwerking zicht op toekomstige opdrachten? Dan kunt u dat in uw onderhandelingen meenemen, als u afspraken maakt over (voortijdige) opzegging. Regelt u niets, dan verliest u de toekomstige voordelen meestal, omdat er voor de toekomstige opdrachten nog geen overeenkomst is.
  • Brengt u de klant mee? Maak dan afspraken over een vergoeding bij (voortijdige) beëindiging van de samenwerking. Zo voorkomt u dat uw samenwerkingspartner er met de opdracht en de klant vandoor gaat.
  • Maak van onderhandelingen en voorafgaande gesprekken zo nodig een verslag ter bevestiging van wat besproken is en stuur deze naar uw (toekomstige) samenwerkingspartner. Ook hieruit blijkt wat de bedoelingen en afspraken tussen partijen zijn geweest.
  • Laat de overeenkomst zo nodig opstellen of controleren door een jurist. De kosten daarvan wegen niet op tegen de administratieve rompslomp, gemiste inkomsten maar vooral de ergernis omdat u de afspraken niet kunt aantonen. Ik ga de samenwerking graag met u aan.

cropped-cropped-2016-visitekaartje-voorkant1.jpg

mr. Marjo Vink – jurist verenigingsrecht en contractenrecht

www.legalletters.nl

marjo@legalletters.nl

 

 

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s