Contracten en voorwaarden opstellen: doe het (niet) zelf!

“Ik heb mijn algemene voorwaarden opgesteld, kun jij ze even voor me nakijken?” Die vraag wordt mij regelmatig gesteld door ondernemers. Dat kan. Maar de kans dat ik het opnieuw moet doen is behoorlijk groot. Ik bespreek eerst waarom het inschakelen van een jurist nodig is, daarna geef ik aan wat er zoal misgaat. Lees en beoordeel dan of je je contracten nog zelf wilt maken.

Laat je contracten en voorwaarden opstellen door een jurist

Uiteraard is dit een advies van de slager die zijn eigen vlees keurt. Toch is het belangrijk juridisch werk aan een geschoolde jurist over te laten:

rood potlood

  • Je maakt een professionele start met zo min mogelijk risico’s.
  • Je hebt algemene voorwaarden nodig als je een beroepsaansprakelijkheidsverzekering wilt afsluiten. Veel verzekeraars eisen dat die zijn opgesteld door een jurist.
  • Je krijgt het juiste contract. Je staat versteld van de hoeveelheid ondernemers (en ook verenigingen) die verkeerde contracten of voorwaarden gebruiken of die helemaal geen contract of voorwaarden gebruiken.
  • Een jurist levert maatwerk voor jouw dienst of product. En je levert zelf waarschijnlijk ook maatwerk. Hoe kunnen standaardbepalingen uit een modelcontract jouw maatwerk dan geheel omvatten? Niet dus. Modelcontracten alleen zijn niet voldoende. Deze kosten maar weinig, maar dekken ook maar een deel van de lading.
  • Als ondernemer of vereniging mag je soms afwijken van de wettelijke regeling, maar dan moet je die bepalingen wel in je voorwaarden hebben staan. Denk aan verkorten van verjaringstermijnen, betalingstermijnen, aanbetalingsregelingen, opzegmogelijkheden, opschorting, of werkelijke incassokosten in rekening brengen ipv de standaardpremie (die laatste alleen bij bedrijven mogelijk)
  • Je aansprakelijkheid wordt specifiek voor jouw dienstverlening of product beperkt. Zo loop je het minste risico.
  • Bij de bespreking met een jurist komen vaak juridische vragen over je bedrijf naar boven. Je krijgt juridisch advies over de organisatie van je bedrijf of je activiteiten. Ik hoor vaak van ondernemers: ‘dat zijn dingen waar ik zelf nooit aan gedacht zou hebben!’
  •  Huidige werkwijzen in je bedrijf die juridisch niet kloppen komen boven drijven. Daarmee kun je voor de toekomst professioneler handelen.  Ik heb al heel wat ondernemers behoed voor foute handelswijzen die hen geld (kunnen) kosten.
  • Je hebt een bepaald beeld van hoe je wilt gaan werken. Maar zijn je wensen juridisch wel haalbaar of mag het wel wat je wilt gaan doen? Vaak willen ondernemers bepalingen opnemen die niet toegestaan zijn. Een jurist geeft meteen duidelijkheid en voorkomt dat je foute bepalingen in je contract hebt staan.
  • Als je met toeleveranciers of onderaannemers werkt, moet je opletten dat de belastingdienst je niet als werknemer gaat zien, of dat onderaannemers werknemers van jouw worden! Een jurist levert het juiste contract met de bepalingen die werknemerschap tegengaat.
  • Contracten en algemene voorwaarden kunnen ook op afstand gemaakt worden. Het is belangrijker dat je vertrouwen in iemand hebt, dan dat het iemand is uit de buurt. Neem een jurist die betrouwbaar is, professioneel overkomt, of waar je goede verhalen van gehoord hebt. Fijn is ook als je op dezelfde ‘zakelijke golflengte’ zit. Als jij iemand in trainingspak bent, zal de stropdassencultuur je minder aanspreken. Dat is voor het juridische werk zelf niet noodzakelijk, maar je praat wel veel makkelijker over je business.
  • Een maatwerkcontract of algemene voorwaarden kost uiteraard geld. Ik ben er geruime tijd mee bezig, uiteraard afhankelijk van de hoeveelheid werk. Wel maak ik zelf met mijn opdrachtgevers bijna altijd vooraf een prijs afspraak zodat je weet wat het gaat kosten. Bedenk echter dat die kosten niet opwegen tegen de psychische belasting , tijd en financiële kosten die een rechtszaak met zich meebrengen.
  • Bedenk dat juristen een 4 jarige HBO of universitaire opleiding moeten volgen. Als het zo makkelijk was dat Beun de Haas het zelf kan, was dat niet nodig. En je belt ook geen bakker als de waterleiding stuk is. Dan heb je toch het liefste een geschoolde loodgieter.

Hoe het niet moet

Toegegeven, als je je bedrijf begint, zijn juridische papieren niet het leukste om je geld in te investeren. Veel ondernemers en verenigingen knippen, plakken en kopiëren van internet en concurrenten dat het een lieve lust is. Ik begrijp dat. En ik krijg ook veel ondernemers over de vloer die zeggen dat hun huidige voorwaarden die herkomst hebben, maar die – nu hun business begint te lopen – twijfelen of het wel voldoende is. Het antwoord is vrijwel altijd: Nee. Vanzelfsprekend staan hier vaak (en véél!) fouten in en moeten zij nu alsnog kosten maken om het in orde te maken.

Modelvoorwaarden die voor een paar tientjes worden aangeboden zijn ook niet geschikt. Een techneut heeft heel wat anders nodig dan een schoonheidsspecialiste en iedereen loopt voor zijn vak andere risico’s. Vaak geven aanbieders van modelcontracten een extra service: als je bijbetaald, kun je zelf het contract invullen en kijkt een jurist het voor je na. Gegarandeerd juridisch waterdicht! Bedenk echter, dat zij alleen maar kijken naar de bepalingen zoals die in het modelcontract staan. En natuurlijk zijn die juridisch juist. Als dat niet zo zou zijn, hebben zij een waardeloos modelcontract geleverd. Die extra service kost je dus alleen maar meer geld voor hetzelfde papiertje. Als zo’n jurist zich werkelijk in jouw dienstverlening moet verdiepen en daar het contract op aan moet passen is hij net zo lang bezig als ik en kost het net zoveel. Wil je je modelcontract toch laten checken, doe het dan niet bij dezelfde instantie. Een externe jurist werkt vaak tegen dezelfde tarieven en dan heb je onafhankelijk advies.

Ook branche- en beroepsverenigingen bieden vaak algemene voorwaarden aan. Veel ondernemers vertrouwen daarop.  Ik betrap beroepsverenigingen er regelmatig op dat zij verouderde voorwaarden, onleesbare voorwaarden en voorwaarden met fouten hanteren. Want ook zij zijn zelf geen jurist en knippen en plakken…

Fouten die ik vaak tegenkom (en waar het internet ook vol mee staat):

  • Voorwaarden voor bedrijven en consumenten die door elkaar worden gehaald.
  • Voorwaarden voor producten en diensten die door elkaar worden gehaald.
  • Voorwaarden die een ondernemer voordeel op kunnen leveren, maar die er niet in staan. Staan ze er niet in, dan heb je die rechten ook niet.
  • De meest gemaakte fout: ‘offertes zijn vrijblijvend en 1 maand geldig’. Een vrijblijvende offerte bevat géén geldigheidsduur. Maar misschien is het voor jou wel beter om een termijn af te spreken.
  • Bepalingen over verschillende overeenkomsten door elkaar halen of verkeerde bepalingen opnemen. Een zorgovereenkomst is heel wat anders dan een huurovereenkomst.  Voor veel dienstverlening is een gemengde overeenkomst nodig met bepalingen van verschillende overeenkomsten die elkaar aanvullen. Begin er als leek maar aan.
  • knippen, plakken, kopiëren, goedkoop modelletje. Het is niet voldoende en bedenk dat je werk overneemt van Beun de Haas. Niet echt professioneel.
  • Recente rechtspraak die niet verwerkt is en waardoor voorwaarden verouderd zijn.

Dief van eigen portemonnee.

Heb je fouten in je contracten of voorwaarden staan, dan wordt dat de gebruiker aangerekend. Zeker als je klant een consument is. Het gaat je dus geld kosten. Denk aan vergoeding van product of dienst, schade, vervanging of reparatie Wordt een bedrijfsbepaling voor een consument gebruikt, dan zal de consument een rechtszaak winnen en ben je schadevergoeding schuldig. Wordt een consumentenbepaling voor een bedrijf gebruikt, dan ben je dief van eigen portemonnee. Je biedt het bedrijf meer bescherming dan hem toekomt en dat kost jouw als ondernemer geld. Haal je voorwaarden voor producten en diensten door elkaar, dan heb je niet de juiste voorwaarden. Je kunt er zelf geen beroep op doen omdat je voorwaarden niet passend zijn bij de bedrijfsactiviteiten.

Wil je zelf je contracten en voorwaarden opstellen? Dan wens ik je oprecht veel succes. Eventueel kan ik het even voor je checken. Een kleine aanpassing is gauw gemaakt en het geeft je zekerheid. Als het opnieuw moet, laat ik dat snel weten. Dan kun je zelf kiezen of je dat wilt of niet. Wil je het aan mij overlaten? Mail dan naar marjo@legalletters.nl

cropped-cropped-2016-visitekaartje-voorkant1.jpg

mr. Marjo Vink – jurist verenigingsrecht en contractenrecht

www.legalletters.nl

 

 

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s