Hoe kun je taken uitbesteden bij een tekort aan bestuurders?

sew-1232723_1280

Veel verenigingen worstelen met een tekort aan bestuurders. Maar het werk moet wel gedaan worden. In dit blog een aantal tips om de taken te spreiden.

Werk

Als bestuurder heb je vaak de touwtjes in handen. (Te) veel touwtjes. Die allemaal samen moeten komen. Maar als er geen bestuurders zijn blijven taken liggen, ontbreekt de vooruitgang en soms wordt je ook gewoon geconfronteerd met een probleem waar je eigenlijk te weinig kennis van hebt maar waar je wel een beslissing moet nemen. Wat dan te doen?

Werven van bestuursleden

Allereerst moet je eens goed naar je wervingsbeleid gaan kijken. Wat maakt dat er geen mensen gevonden worden? Kijk eens naar de oorzaken en zoek daar een passende oplossing bij.

Opsplitsen van taken

Een van de meest genoemde redenen is gebrek aan tijd. Probeer dan meer bestuursleden te benoemen als de statuten daar ruimte voor geven, waardoor taken meer verdeeld worden. Liever 7 bestuurders dan 3. Je kunt ook taken delegeren aan leden. Die leden zijn dan geen bestuurslid maar voeren een opdracht van het bestuur uit. Als je iemand vraagt voor enkel de ledenadministratie, zal hij eerder genegen zijn dat te doen dan wanneer je hem voor een hele secretarisfunctie vraagt. De secretaris op zijn beurt raakt weer een taak kwijt die veel tijd kost. Zo kun je ook andere bestuurstaken opsplitsen en verdelen over de leden.

Werk met volmachten

Zijn er veel taken waar je als vertegenwoordiger van de vereniging elke keer moet opdraven? Werk dan eens met een volmacht. Het bestuur kan die afgeven en daarin iemand machtigen namens de vereniging op te treden zodat het bestuur dat zelf niet hoeft. Ook daarin kun je dus delegeren tenzij de statuten dat verbieden.

Werk met commissies

Je kunt ook taken uitbesteden aan commissies. Dit gebeurt vaak als een bepaalde kwestie eenmalig veel tijd kost. Denk aan het organiseren van een jubileumfeest, het vernieuwen of verbouwen van (een deel van) de accommodatie, de organisatie van een evenement, maar bijvoorbeeld ook als er klachten binnenkomen over wangedrag van leden. Dan moet er onderzoek plaatsvinden wat er gebeurt is, gesprekken gevoerd met betrokkenen, bewijs verzamelt enz. Ook dat kun je prima in een commissie neerleggen zodat die alle benodigde informatie verzamelt waarna het bestuur een besluit kan nemen. Nadien hef je de commissie dan weer op.

Besteed taken uit aan professionals

Willen de leden geen taken op zich nemen, dan ben je genoodzaakt om taken aan professionals uit te besteden. Het bestuur is altijd bevoegd om expertise in te huren. Sterker nog, in de rechtspraak is het zelfs als norm van goed bestuur aangenomen (en als je dat niet doet waar dat wel voor de hand lag ben je dus aansprakelijk voor de schade). Dat houdt in dat een bestuur expertise moet inhuren als zij besluiten moet nemen waar zij zelf onvoldoende kennis van heeft maar het besluit wel grote (financiële) gevolgen heeft. Het inhuren van extra mankracht is bestuurlijk ook heel goed te verantwoorden. Hoewel leden vaak morren over de kosten die dat met zich meebrengt, heeft een alv geen poot om op te staan als zij het bestuur gaat verwijten dat het bijvoorbeeld een boekhouder heeft ingehuurd omdat de vacature van penningmeester vacant is. Het bestuur is immers verantwoordelijk voor de financiën dus dat zij daar dan een maatregel treft als anderen het niet kunnen of willen doen is zelfs haar plicht. Het is bovendien de plicht van de alv om te voorzien in de vacatures zodat het bestuur zijn werk kan doen. Als er dan geen gegadigden zijn houdt het op, maar een alv kan een bestuur dan geen verwijten gaan maken dat het kosten heeft gemaakt voor extra mankracht.

Kosten zijn betaalbaar

Dat er kosten verbonden zijn aan het inhuren van expertise spreekt voor zich. En dat dit op een gegeven moment doorwerkt in de contributie is ook logisch. Leden willen wel de dienstverlening maar willen zelf geen werk op zich nemen. Dan zal er dus meer betaald moeten worden. Toch hoeft dat kostenaspect de vereniging niet de kop te kosten. Er is tegenwoordig een groot leger aan zelfstandig professionals in allerlei vormen van dienstverlening die verenigingen hierin tegen een betaalbare prijs kunnen bijstaan. Denk aan financiën, maar ook communicatie, marketing en reclame, juridische dienstverlening of organisatieadvies. Maak er gebruik van. Het maakt je taak een stuk lichter, de kwaliteit van het werk is vaak beter, je voorkomt aansprakelijkheid, èn er komt garen op de klos.

mr. Marjo Vink