Wat zijn mijn taken als bestuurslid?

Deze week werd ik benaderd door een voorzitter van een landelijke vereniging. Hij had de voorzittersfunctie geaccepteerd. Maar nu hij ingeschreven stond bij de KvK kwam de grote vraag: Wat zijn eigenlijk mijn taken?

Verantwoordelijkheden

Het is zeker niet de eerste keer dat een bestuurslid dat vraagt. Blijkbaar zijn er bestuurders die aan zo’n functie beginnen terwijl ze geen idee hebben wat zij nu eigenlijk moeten doen (en vooral ook laten). De vraag spitst zich ook toe op de werkzaamheden die van een bestuurder verwacht worden, maar het gaat nu juist om de verantwoordelijkheden die je als bestuurder draagt.

Uiteraard begrijp ik wel hoe dat in de praktijk gaat. Bestuursfuncties zijn vaak moeilijk te vervullen. “Iemand moet het toch doen” is een veelgehoorde reactie. “Ik ben ervoor gevraagd en ze hebben niemand anders”. Een begrijpelijke gedachte, en zeker een keuze die met hart voor de vereniging gemaakt is.

Bezint eer ge begint

Toch is het zaak dat je je als bestuurder vóóraf afvraagt wat de verantwoordelijkheden zijn. Zo weten veel bestuurders niet dat zij met hun privévermogen aansprakelijk zijn voor het handelen van het héle bestuur. Sommigen weten ook niet hoe een vereniging in elkaar steekt, hebben geen kennis van het verenigingsrecht en er moeten contracten worden getekend waarvan de gevolgen niet duidelijk zijn voor de bestuurder. Dan wordt het lastig leiding geven.

Een bestuursfunctie is geen kwestie van “iemand moet het toch doen”. Het is een functie met vergaande verantwoordelijkheden en als er zaken misgaan kan er niet gezegd worden “Ja, dat wist ik toch ook niet, ik heb daar geen ervaring mee” zoals een bestuurder mij onlangs vertelde toen bleek dat er fout op fout gemaakt was door het bestuur.

Bezint dus eer ge begint. Kom je daarbij dan toch zaken tegen waar je onvoldoende kennis van hebt, raadpleeg dan een extern deskundige. De rechter heeft vastgesteld dat dat een norm van goed bestuur is. Doe je dat niet, dan kun je aansprakelijk zijn voor de gevolgen, want er had van je verwacht mogen worden dat je die expertise wel inhuurt als je besluiten moet nemen met (juridisch) grote gevolgen.

Wet

Wettelijk is er over de functie van bestuursleden niet heel veel geregeld. De wet regelt met name de verhoudingen tussen het bestuur en de alv in zijn algemeenheid. Er staan een paar bevoegdheden van de voorzitter in over het leiden van vergaderingen, welke bepalingen vrijwel altijd in de statuten zijn overgenomen.  Andere taken en andere bestuursleden worden in de wet niet genoemd.

Taken

Meestal staan de taken en verantwoordelijkheden in de statuten en reglementen van de vereniging. Zo niet, dan is er nog de gewoonte. Wat is gebruikelijk binnen de vereniging. Vraag dus vooraf aan je voorganger binnen de eigen vereniging wat je taken zijn, vraag welke zaken er lopen en ben een aantal keren aanwezig bij een bestuursvergadering voordat je een functie accepteert. En dan is een bestuursfunctie ook heel leerzaam en boeiend om te doen!

Basiskennis verenigingsrecht

Ik merk dat bij veel verenigingsbestuurders basale kennis over verenigingsrecht ontbreekt. Dat is logisch, want zij hebben in het dagelijks leven een ander beroep en zijn op juridisch gebied leek. Toch is het belangrijk voor het functioneren van een vereniging dat je enige eenvoudige basiskennis hebt over verenigingsrecht. Dit ook om bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen. Ik geef regelmatig bijscholingen aan bestuurders van verenigingen, zowel kleine als grote. Dat kan ook met een aantal verenigingen samen, dat drukt de kosten.

Bestuurders vinden dit bijzonder leerzaam en zijn altijd enthousiast. In de bijscholing komen onder andere aan bod wat de verhoudingen zijn tussen het bestuur en de alv, wat zij wel en niet mogen doen, de hiërarchie van verenigingsregels zodat je begrijpt waarom bepaalde besluiten wel of niet rechtsgeldig zijn en worden er veel tips gegeven om bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen. Heeft de vereniging interesse, vraag dan even naar de mogelijkheden.

mr. Marjo Vink