Hebben leden inzage in notulen bestuursvergadering?

ordners

Een lid of klein groepje leden eist nog wel eens de notulen op van de bestuursvergadering. Moet het bestuur deze afgeven?

Statuten

Soms hebben verenigingen ook een bepaling in hun statuten staan: ‘De notulen van de bestuursvergadering worden indien gewenst aan de leden beschikbaar gesteld.’ Vaker staat er helemaal niets over in de statuten. Is het bestuur dan verplicht om inzage te geven?

Geen recht op informatie

Anders dan voor de NV en de BV kent het verenigingsrecht geen recht op informatie. Er is geen wettelijke grondslag voor een zelfstandig recht op informatie van een lid van de vereniging. Uit de wettelijke bepalingen blijkt dat het de algemene ledenvergadering is die het bestuur controleert op de uitvoering van haar taken. Het is dan ook aan de leden gezamenlijk, dus de gehele alv om hun rechten uit te oefenen.

Dat ondervond ook een internist die van de Vereniging Medische Staf Catharina Ziekenhuis afgifte eiste van de notulen van het bestuur. De maatschap had de maatschapsovereenkomst ontbonden met de internist. De internist startte een procedure tegen de maatschap en vorderde van de vereniging afgifte van de notulen van de bestuursvergaderingen om deze als bewijsmateriaal te gebruiken in het proces. De vereniging weigerde dat en de rechter vond dat terecht.

Kortom, je hoeft als bestuur individuele leden geen inzage te geven in de notulen van de bestuursvergadering, noch de notulen af te geven. Heeft de vereniging een bepaling in de statuten staan zoals hierboven genoemd dan moet je dat lezen als ‘De notulen worden indien gewenst aan de algemene ledenvergadering beschikbaar gesteld.’

Bron:

Rechtbank ‘s-Hertogenbosch 6-11-2012, ECLI:NL:RBSHE:2012:BY3459

Marjo Vink

Marjo Vink is jurist verenigingsrecht en stichtingenrecht. Zij adviseert en begeleidt bestuurders en beroepskrachten van verenigingen en stichtingen in de non-profit sector. Marjo geeft trainingen en is spreker bij ledenbijeenkomsten. Zij is jarenlang juridisch auteur geweest bij Wolters Kluwer en is huisjurist van diverse koepelorganisaties.