10 Tips om bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen

geld3

Bestuurdersaansprakelijkheid wil je graag voorkomen. Hier lees je hoe.

In dit artikel geef ik 10 tips. Sommige dingen lijken een open deur, maar het zijn allemaal voorbeelden uit de praktijk, waar bestuurders missers hebben gemaakt. Voorkom dus dat je hetzelfde doet.

10 Tips

  1. Weet je van jezelf dat je eigenlijk ‘geen verstand’ hebt van het besturen van een vereniging, begin er dan (nog) niet aan. Ook niet als ‘ze’ niemand anders hebben. Want als jij aansprakelijk wordt gesteld, gaan ‘ze’ voor jou ook niet betalen. Besturen valt wel te leren, dus verdiep je in de materie, of laat het bestuur deeltaken aan jou delegeren. Dan maak je je het vak eigen.
  2. Lees de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. Vaak staan daar de taken en verantwoordelijkheden in en de werkwijze van de vereniging. Zo niet, vraag dan binnen de vereniging wat de gewoonte is. Veel bestuurders weten niet wat er in de statuten staat en gaan hun eigen gang. Dat leidt tot fouten.
  3. Heb je twijfels over de handel en wandel van je medebestuurders, informeer dan de alv. Zij kunnen dan achteraf niet zeggen dat ze er niet van wisten. Je maakt de alv medeverantwoordelijk en zij kunnen je dan moeilijker aansprakelijk stellen.
  4. Ga na wie je medebestuurders zijn als je deze nog niet zo goed kent. Je bent met het hele bestuur hoofdelijk aansprakelijk voor al wat er binnen de vereniging gebeurt. Er moet vertrouwen zijn tussen de bestuursleden. Zorg dus dat je elkaar goed leert kennen.
  5. Zorg dat de boekhouding in orde is, en dat het jaarverslag en de algemene ledenvergadering op tijd gehouden worden.
  6. Laat de alv altijd décharge verlenen op de ledenvergadering voor het gevoerde financiële beleid en zet deze in de notulen.
  7. Het bestuur hoeft niet alles alleen te doen! Moet het bestuur een moeilijke (meestal financiële) beslissing nemen waarvan de gevolgen niet duidelijk zijn, of waarvan de uitkomst in meerdere richtingen uit kan gaan, overleg dan met de alv, of las een extra ledenvergadering in. Als de alv akkoord is met de keuze van het bestuur, kan er achteraf niet geklaagd worden dat het anders had gemoeten, ook als het verkeerd uitpakt.
  8. Neem je een bestuursfunctie over, waar het vorige bestuur of bestuurslid er een rommeltje van heeft gemaakt, laat dan de status van financiën of het beleid vastleggen. Zet in de notulen wat je aantreft en informeer de alv. Zet dit alles op papier. Zo kun je altijd aantonen hoe je het werk aangetroffen hebt en is makkelijk aan te tonen dat de fouten zijn gemaakt voordat je aan de functie begon.
  9. Penningmeesters: als bedragen niet te innen zijn, neem dan niet zelf het besluit om het maar ‘te laten zitten’. Bespreek dit met het bestuur en neem dat ‘laat maar zitten’-besluit gezamenlijk en leg dit vast in de notulen. Zo kan achteraf niet het verwijt komen dat bedragen niet geïnt zijn.
  10. Vraag een jurist om advies als je twijfels hebt over de gang van zaken binnen de vereniging of als je een ‘niet pluis’ gevoel hebt. Hetzelfde geldt als je medebestuurders handelingen gaan verrichten waar je niet meer achter staat of die tegen de regels zijn.

mr. Marjo Vink