De 10 meest gemaakte fouten bij opzegging en royement

exit

Opzegging en royement zijn niet de leukste taken voor een bestuurder. Vaak is er al het nodige aan voorafgegaan voordat het bestuur deze maatregelen overweegt. Maar er worden veel fouten mee gemaakt, vraag daarom om advies. Want een verkeerd uitgevoerde opzegging of royement kan de vereniging duur komen te staan.

Gevolgen van fouten door het bestuur

Besef dat u met opzegging, schorsing en royement een juridische procedure in gang zet, waarbij een lid altijd naar de rechter kan gaan. En het komt steeds vaker voor dat leden dat ook doen. Dat kan beginnen met een kort geding en altijd volgt een bodemprocedure, maar als u pech heeft volgt daar nog een hoger beroep op. Daar zit de vereniging bepaald niet op te wachten want dat kost uiteraard veel geld én tijd. Zorg dus dat u als bestuur de juiste weg volgt, dan is een procedure vaak te voorkomen. En stapt het lid toch naar de rechter, dan heeft hij weinig kans.

Blijkt echter tijdens zo’n rechtszaak dat het bestuur fouten heeft gemaakt, dan wordt dit het bestuur aangerekend. Het hele voortraject wordt altijd onder de loep genomen. Opzeggingen en vooral royementen worden door de rechter zeer regelmatig weer ongedaan gemaakt. Het resultaat is dat de vereniging verplicht wordt (vaak ook nog met een dwangsom) om het lid weer terug te nemen, en om naast de procedurekosten ook schadevergoeding te betalen. Dan is het probleem nog veel groter dan het was. U bent dan als vereniging veel geld kwijt en het lastige lid loopt weer rond. Daar staat tegenover dat een zorgvuldig en goed uitgevoerde opzegging, schorsing of royement vrijwel altijd succesvol is en tot het gewenste resultaat leidt: het lid kan gaan.

De 10 meest gemaakte fouten

  1. Het bestuur interpreteert de eigen statuten verkeerd en maakt daardoor onnodige procedurefouten. Zij menen te weten wat er staat, beginnen met de uitvoering en maken dan fouten die hen later door de rechter aangerekend worden.
  2. De statuten zijn erg verouderd en daardoor in strijd met de wet of huidige rechtspraak. Het bestuur volgt dan de statuten en maakt dan onbedoeld fouten.
  3. De opzeggings- of royementsbrief voldoet niet aan de eisen. Ik krijg regelmatig de vraag van bestuurders of de zelf geschreven brief  ‘zo goed’ is. Mijn ervaring is dat bijna elke brief wel gebreken vertoont. Meestal schrijf ik de brieven opnieuw namens bestuurders.
  4. Het bestuur gaat opzeggen of royeren terwijl daar onvoldoende aanleiding voor is.
  5. Het bestuur wil ‘van het lid af’ maar kent de verschillen niet tussen opzegging, schorsing of royement. Zij kiezen dan de verkeerde procedure. Dit is vaak een reden voor de rechter om opzeggingen en royementen terug te draaien.
  6. Het bestuur laat in het midden of sprake is van opzegging of royement. Zij spreken dan over ‘beëindigen van het lidmaatschap’ maar dat gebeurd bij zowel opzegging als royement. Maak dus duidelijk om welke procedure het gaat.
  7. Het bestuur houdt geen wederhoor.
  8. Het bestuur laat zich negatief uit over het lid. Dat kan binnen de vereniging zijn of daarbuiten. Soms is het echter wel noodzakelijk om met bepaalde informatie naar buiten te komen. Vraag in dat geval advies wat reëel is, en wanneer het tot reputatieschade leidt. Omgekeerd kan ook het lid te ver gaan in zijn uitlatingen en gedragingen.
  9. Het lid wordt niet op zijn rechten gewezen.
  10. Het bestuur voldoet niet aan de zorgvuldigheidseisen die in de rechtspraak aan opzegging en royement gesteld worden. Dit is vaak een reden dat het besluit van het bestuur weer terug wordt gedraaid.
  11. Het beroep binnen de vereniging (meestal bij alv) wordt verkeerd uitgevoerd (verkeerde wijze van oproepen, te vroeg gehouden, verkeerde stemming, gebreken aan het besluit van de alv)

Werkwijze bij opzegging, schorsing of royement

Wil het bestuur hulp dan ga ik als volgt te werk. Bij opzegging, schorsing en royement gaat het altijd om wat er gebeurd is. Elke situatie is verschillend. Er is dan ook altijd een individuele beoordeling nodig. Ook de brieven die gestuurd worden zijn altijd maatwerk. Een standaardbrief is niet mogelijk.

Ik vraag bij het bestuur eerst de statuten (en indien nodig het geschonden reglement) en reeds gestuurde brieven en e-mails tussen bestuur en lid op. Daarna volgt altijd een gesprek met het bestuur over wat er gebeurd is, welke procedure daarbij past, wat de meeste kans van slagen heeft en welke risico’s bij welke keuze horen. Daarbij geef ik het bestuur advies wat zij vooral wel of niet moeten doen. Komt er een beroep, dan geef ik indien nodig aanwijzingen hoe het beroep georganiseerd moet worden binnen de vereniging en hoe het bestuur zich staande kan houden in dat beroep.

Soms stappen leden in deze fase al naar een advocaat en wordt het bestuur geconfronteerd met dreigende brieven. Ik beoordeel de juistheid van argumenten en de kans van slagen van tegenvorderingen.

Vaak vragen bestuurders hoeveel tijd ik nodig heb. Dat is per situatie verschillend. De kwaliteiten van verenigingsbestuurders liggen ver uiteen. De een heeft veel hulp nodig, andere bestuurders kunnen veel zelf doen. En ook de situatie is altijd anders. Sommige opzeggingen zijn zó geregeld, andere verenigingen worstelen al jaren met een lastig lid. Maar er wordt wel altijd vooraf een afspraak over de kosten gemaakt. Overweegt u dus een opzegging of royement, leg de casus dan gerust voor.

mr. Marjo Vink

cropped-2016-visitekaartje-voorkant3.jpg

 

 

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s