De 10 meest gemaakte fouten bij opzegging en royement

exit

Bij opzegging van en ontzetting uit het lidmaatschap worden veel fouten gemaakt. Dit zijn de meest voorkomende missers.

Hieronder spreek ik niet van royement maar van ontzetting. Dat is de juiste naam. Royement kent de wet niet en wordt alleen in het spraakgebruik gebezigd.

De 10 meest gemaakte fouten

  1. Verkeerde interpretatie van de eigen statuten of de statuten helemaal niet inkijken. Het bestuur maakt daardoor procedurefouten.
  2. De statuten zijn verouderd en daardoor in strijd met de wet of huidige rechtspraak. Het bestuur volgt dan de statuten en maakt dan onbedoeld fouten. Zijn de statuten ouder dan 10 jaar of heeft het bestuur het vermoeden dat er fouten in de statuten staan, vraag dan altijd advies want er zijn in de rechtspraak de laatste jaren verplichtingen voor het bestuur aangenomen.
  3. Het bestuur gaat opzeggen of ontzetten terwijl daar juridisch gezien onvoldoende aanleiding voor is. Emotioneel kan het bestuur er wel klaar mee zijn, maar dat is niet (het enige) waar een rechter naar kijkt.
  4. Het bestuur haalt de procedures van opzegging en ontzetting door elkaar omdat zij de verschillen niet kent. Dit is vaak een reden voor de rechter om opzeggingen en royementen te vernietigen.
  5. Het bestuur laat in het midden of sprake is van opzegging of ontzetting. Zij spreken dan over ‘beëindigen van het lidmaatschap’ maar dat gebeurt bij zowel opzegging als ontzetting. Dat lijkt hetzelfde maar is het niet want het zijn twee aparte procedures met ieder zijn eigen voorwaarden. Maak dus duidelijk welke procedure je volgt anders wordt je besluit vernietigd.
  6. Het bestuur maakt bij ontzetting niet duidelijk welke regels uit de statuten of reglementen geschonden zijn of geeft niet aan hoe de vereniging benadeeld wordt.
  7. De opzeggings- of ontzettingsbrief voldoet niet aan de juridische eisen. Ik krijg regelmatig de vraag van bestuurders of de zelf geschreven brief ‘zo goed’ is. Mijn ervaring is dat bijna elke brief wel gebreken vertoont. Dit is echter wel de brief waar de rechter een oordeel over geeft. Meestal schrijf ik de brieven opnieuw namens bestuurders.
  8. Het lid wordt niet op zijn rechten gewezen.
  9. Het bestuur voldoet niet aan de zorgvuldigheidseisen van opzegging en ontzetting. Dit is vaak een reden dat het besluit van het bestuur door een rechter vernietigd wordt.
  10. Het beroep binnen de vereniging wordt verkeerd uitgevoerd. Verkeerde wijze van oproepen, te vroeg gehouden, verkeerde stemming, gebreken aan het besluit van de alv.

Werkwijze bij opzegging, schorsing of ontzetting

Bij opzegging, schorsing en ontzetting ga ik als volgt te werk: Het bestuur stuurt de statuten, een kort overzicht van de gang van zaken, haar vragen en relevante brieven (als die al gestuurd zijn) op. Ik bekijk deze en daarbij komen vrijwel altijd specifieke zaken naar boven. Zo is vaak sprake van verouderde statuten of tegenstrijdige bepalingen in statuten of HR. Deze vragen zoek ik uit. Daarna volgt een gesprek met de vereniging. Hierin bespreken we wat er gebeurd is, welke procedure daar bij past, of het wel zin heeft om een procedure te starten en welke risico’s bij welke keuze horen. Ook geef ik een stappenplan hoe er gewerkt moet worden. Na dit gesprek kunnen sommige verenigingen al zelfstandig verder. Met de dossierbehandeling, uitzoeken van vragen en het gesprek ben ik doorgaans drie uur bezig.

Anderen willen graag dat ik de wederhoorbrief en de opzeggings-, of ontzettingsbrief schrijf. De vereniging krijgt dan een modelbrief waar zij de feiten invult, ik maak daar een definitieve brief van die overeenstemt met de statuten en die aan alle juridische eisen voldoet. Doorgaans zijn daar twee uren mee gemoeid. De kans van slagen is heel groot. Er is namelijk zorgvuldig gehandeld volgens de juiste procedure en dat is een van de belangrijkste vereisten. Gaat een lid dan toch naar de rechter, dan blijft het besluit vrijwel altijd in stand.

Marjo Vink

Marjo Vink is jurist verenigingsrecht en stichtingenrecht. Zij adviseert en begeleidt bestuurders en beroepskrachten van verenigingen en stichtingen in de non-profit sector. Marjo geeft trainingen en is spreker bij ledenbijeenkomsten. Zij is jarenlang juridisch auteur geweest bij Wolters Kluwer en is huisjurist van diverse koepelorganisaties.