Moeten de statuten vernieuwd worden? Met deze checklist kun je dat controleren.

Statuten: de handleiding van de vereniging

Bij menig vereniging verdwijnen ze ergens onder in de kast: de statuten. Tot er wat aan de hand is en blijkt dat het papier toch wel heel oud is. Is jouw vereniging toe aan nieuwe statuten? Een checklist.

rules

Allereerst dienen de statuten de handleiding van de vereniging te zijn. Rechten, plichten en procedures dienen er goed in verwoord te staan, zodat het bestuur weet wat het in voorkomende gevallen moet doen. En leden moeten kunnen lezen hoe de vereniging functioneert. Toch voldoen veel statuten niet en worden er bij het opstellen of wijzigen van statuten veel missers gemaakt.

  1. Zijn de statuten leesbaar?

Bekijk je statuten eens goed. Begrijp je wat er staat? Kun je makkelijk vinden wat je zoekt? Bestuurders maken geregeld fouten omdat zij de statuten verkeerd interpreteren vanwege de gewikkelde taal. Dat geldt ook voor leden. Het zet de verhoudingen vaak onnodig op scherp.  Leesbare en duidelijk opgemaakte statuten voorkomen misverstanden en kunnen inderdaad die handleiding zijn waar leden en bestuurders na kunnen lezen hoe zij moeten handelen. Ga dus naar een notaris die leesbare en duidelijk opgemaakte statuten levert, maar die zijn er helaas nog niet zo heel veel. Legal Letters heeft ook modelstatuten die in begrijpelijk Nederlands zijn opgesteld en overzichtelijk zijn.

2. Zijn je statuten ouder dan 7 jaar?

Dan is het goed ze te vernieuwen, of in elk geval een keer te laten nakijken. Er is de laatste jaren veel rechtspraak geweest waar zorgvuldigheidsnormen voor bestuurders zijn aangenomen. Deze staan nooit in modelstatuten. Dat leidt tot grote problemen omdat het bestuur vaak niet weet wat zij in bepaalde gevallen moet doen. Er worden veel procedurefouten uit onwetendheid gemaakt. Dat leidt er geregeld toe dat bestuursbesluiten door de rechter terug worden gedraaid en bestuurders aansprakelijk zijn voor schade. Dit is te voorkomen door procedures helder en duidelijk in de statuten te zetten.

3. Staan alle ‘typen’ leden in de statuten?

De meeste verenigingen hebben verschillende typen van leden. Gewone leden en ereleden, maar ook jeugdleden, aspirantleden, en rustende leden komen veel voor. Als deze leden verschillende rechten en plichten hebben, neem deze typen leden én hun rechten en verplichtingen op. Vaak is dat niet het geval. Dit levert conflicten op omdat deze leden niet weten wat hun rechten en plichten zijn.

4. Heeft het bestuur de bevoegdheid om rechten en plichten namens leden af te sluiten?

Het bestuur mag rechten voor leden bedingen. Dat recht heeft zij van rechtswege. Toch weten veel bestuurders dat niet. Dat komt omdat het vrijwel nooit in statuten staat. Zet het er dus in. Wil het bestuur leden ook (financiële) verplichtingen opleggen en ledenovereenkomsten sluiten, dan moet deze bevoegdheid in de statuten staan. Deze ontbreekt geregeld.

Daarnaast komt het vaak voor dat de bestuursbevoegdheid beperkt wordt. Meestal staat dat verwoord als ‘het bestuur is niet bevoegd om zonder de toestemming van de alv over te gaan tot…’ Dat is geen handige formulering. Beter is het om het in positieve woorden neer te zetten: ‘Het bestuur is na toestemming van de alv bevoegd om…’ De negatieve variant levert geregeld problemen op omdat bestuur, alv of enkele leden menen dat het bestuur zulke besluiten niet mag uitvoeren. Maar dat moet zij juist wel. Daarom kan er beter gezegd worden dat het bestuur bevoegd is na toestemming. Dan is het duidelijk dat het bestuur er mee aan de slag mag.

4. Staan er sancties in je statuten, meer dan alleen het royement?

Nee? Laat ze dan vernieuwen! Sancties zijn voor een vereniging vandaag de dag noodzakelijk. Elke vereniging krijgt wel eens te maken met onwenselijk en grensoverschrijdend gedrag. En zonder sancties kun je dat niet aanpakken. Wettelijk heeft de vereniging alleen de ontzetting (royement) als sanctie. Veel gedragingen zijn echter niet zo ernstig dat dit een royement rechtvaardigt. Denk bijvoorbeeld aan het opleggen van waarschuwing, boete, uitsluiten van verenigingsactiviteiten en vergeet ook vooral de zelfstandige schorsing niet. Deze is belangrijk om de veiligheid binnen de vereniging te kunnen waarborgen. Staan deze sancties niet in de statuten dan heb je dit recht als bestuur ook niet.

5. Staan de volledige procedures van opzegging, schorsing en ontzetting in de statuten?

Waarschijnlijk niet. De procedure van ontzetting is wettelijk geregeld. Die van opzegging niet. Er zijn de laatste jaren in de rechtspraak vele aanvullingen geweest over zorgvuldigheidsnormen zoals motiveringseisen, recht op bijstand, en inzage in dossiers rondom deze procedures. Het is dan ook zeer aan te raden deze procedures in zijn geheel in de statuten op te nemen conform de rechtspraak.

6. Staat in de statuten dat een lidmaatschap van rechtswege kan eindigen?

Dit staat nog in veel oude statuten. In de rechtspraak is inmiddels aangenomen dat dit niet kan.

7. Heeft de vereniging een voorziening als de kascommissie niet akkoord gaat?

Ook dit punt ontbreekt vrijwel altijd. Het komt regelmatig voor dat leden van kascommissies over te weinig financiële kennis beschikken. Zij willen dan geen goedkeuring geven. Niet omdat er gefraudeerd is, maar uit onwetendheid. Voorkom dat de vereniging dan naar een dure accountant of naar de rechter moet, en neem een voorziening op dat er eerst een tweede kascommissie wordt aangesteld.

8. Zijn er personen of commissies die oordelen over de rechten en plichten van leden en staan deze in de statuten vermeld?

De statuten dienen alle rechten en plichten van leden te bevatten. Personen en commissies die daarover oordelen moeten dus in de statuten genoemd staan. Deze statutaire grondslag ontbreekt nogal eens.

9. Mag de vereniging digitaal communiceren?

Het digitale tijdperk is niet meer weg te denken. Maar het versturen van agenda’s voor ledenvergaderingen mag niet zomaar per e-mail. Leden moeten daar individueel toestemming voor gegeven hebben of het moet in de statuten staan. Dat geldt ook voor communicatie via mobiele apps, website en elektronisch stemmen.

10. Accepteer niet zomaar elke modelstatuten van de notaris, er is meer keuze dan je denkt

Er zijn notarissen die goede verenigingsstatuten leveren. Maar laat je altijd goed adviseren. Er komen heel wat verenigingen bij Legal Letters die kort geleden nieuwe statuten hebben laten opstellen en er nu achter komen dat ze niet voldoen. Deze statuten zijn wel rechtsgeldig, maar bevatten helemaal niet datgene wat de vereniging nodig heeft. Dat komt omdat de meeste notarissen ondernemingsrecht doen en te weinig specifieke kennis hebben van verenigingen of omdat de vereniging kiest voor een budgetnotaris. Die leveren geen maatwerk.

De statuten zijn de kapstok van je vereniging. Alle andere reglementen en besluiten worden er aan opgehangen. De basis moet goed zijn. Controleer je conceptstatuten daarom goed op bovenstaande punten.

Laat je daarnaast goed informeren over de keuzemogelijkheden. Modelstatuten van de notaris bevatten de meest voor de hand liggende keuzes, maar dat is niet voor elke vereniging geschikt. Verenigingen zijn in grote mate vrij hoe zij hun organisatie willen inrichten.

Laat Legal Letters je conceptstatuten opstellen

Steeds meer verenigingen kiezen ervoor om Legal Letters de conceptstatuten te laten maken. Deze voldoen altijd aan bovengenoemde punten. Daarnaast krijg je altijd een toelichting waarin andere mogelijke keuzes staan, zodat het bestuur zelf kan besluiten wat zij wil. Met deze conceptstatuten kun je dan naar een (budget)notaris. Dat is in sommige gevallen zelfs nog goedkoper dan dat je het hele traject van advisering en opstellen van concept bij de notaris laat doen.

mr. Marjo Vink – jurist verenigingsrecht en contractenrecht

cropped-2016-visitekaartje-voorkant3.jpg