Vijf tips voor goede statuten

door-673000_1920

Statuten moeten de handleiding van de vereniging zijn. Het is de kapstok waar alle andere regelgeving aan vast hangt. Zorg dus voor goede statuten. Deze tips kunnen daarbij helpen.

  1. Zorg voor leesbare statuten

Zorg dat je leesbare en overzichtelijke statuten krijgt. Bekijk je statuten eens goed. Begrijp je wat er staat? Kun je makkelijk vinden wat je zoekt? Bestuurders maken geregeld fouten omdat zij de statuten verkeerd interpreteren vanwege de gewikkelde taal. Dat geldt ook voor leden. Het zet de verhoudingen vaak onnodig op scherp. Leesbare en duidelijk opgemaakte statuten voorkomen misverstanden. Legal Letters maakt conceptstatuten die in begrijpelijk Nederlands zijn opgesteld en overzichtelijk zijn.

2. Zet de volledige procedures van opzegging, schorsing en ontzetting in de statuten

Let erop dat notarissen nooit de volledige procedures van opzegging, schorsing en royement in hun modelstatuten hebben staan. Dat is wettelijk niet verplicht, maar voor de vereniging wel noodzakelijk. In de rechtspraak zijn diverse procedureregels en zorgvuldigheidsnormen aangenomen waar het bestuur zich in voorkomend geval verplicht aan moet houden. Bestuurders (en hun opvolgers) weten dat niet. Zo worden er onnodig fouten gemaakt bij deze procedures die de vereniging duur kunnen komen te staan. Als de volledige procedure in de statuten staat, heeft het bestuur een goede handleiding wat zij moet doen. Legal Letters zet deze procedures altijd in conceptstatuten.

3. Zet sancties in je statuten

Sancties zijn voor een vereniging vandaag de dag noodzakelijk. Elke vereniging krijgt wel eens te maken met onwenselijk en grensoverschrijdend gedrag. En zonder sancties kun je dat niet aanpakken. Wettelijk heeft de vereniging alleen de ontzetting (royement) als sanctie. Veel gedragingen zijn echter niet zo ernstig dat dit een royement rechtvaardigt.

4. Neem een voorziening op als de kascommissie niet akkoord gaat

Het komt regelmatig voor dat leden van kascommissies over te weinig financiële kennis beschikken. Zij willen of durven dan geen goedkeuring te geven. Niet omdat er gefraudeerd is, maar uit onwetendheid. Voorkom dat de vereniging dan naar een dure accountant of naar de rechter moet, en neem een voorziening op dat er eerst een tweede kascommissie wordt aangesteld.

5. Alles bij de notaris of Legal Letters + notaris?

Niet alle notarissen leveren de vereniging goede kwaliteit statuten. Vaak wordt er een model uit de kast getrokken (dat vaak zeer oud is en oubollig taalgebruik hanteert) en worden er een paar zaken gewijzigd. Dat is wel rechtsgeldig, want het bevat alles wat er wettelijk verplicht in moet staan. Maar het is vaak niet wat de vereniging nodig heeft. Bovenstaande punten ontbreken bijna altijd. Ga om die reden ook niet uitsluitend naar een goedkope internetnotaris die voor 300 tot 600 euro statuten levert., dan weet je zeker dat je een standaardmodel krijgt dat niet voldoet. Goedkoop is hier bijna altijd duurkoop. Ik krijg hier veel verenigingen die problemen hebben gekregen omdat hun standaardstatuten niet voldoen.

Er zijn wat kosten mee gemoeid, maar zorg dat je ook advies krijgt bij keuzes als je nieuwe statuten laat opmaken. Verenigingen kunnen veel zaken naar eigen keuze aanpassen in de statuten en hoeven dus zeker niet akkoord te gaan met standaardkeuzes. Dat kan een (duurdere) notaris doen die ook echt veel met verenigingen werkt. Prijzen liggen dan al gauw tussen 800 tot 1200 euro.

Steeds meer verenigingen kiezen ervoor om Legal Letters de conceptstatuten te laten maken. Deze voldoen altijd aan bovengenoemde punten. Daarnaast krijg je altijd een toelichting waarin andere mogelijke keuzes staan, zodat het bestuur zelf kan besluiten wat zij wil. Met deze conceptstatuten kun je dan naar een (budget)notaris. Dat is in sommige gevallen zelfs nog goedkoper dan dat je het hele traject van advisering en opstellen van concept bij de notaris laat doen.

mr. Marjo Vink