Verenigingen laten geld liggen door te late opzegging te accepteren

money-rain-1013688_1920Nu het einde van het jaar nadert, krijgen veel verenigingen weer te maken met een bekend fenomeen. Leden die willen stoppen en dan eind december hun lidmaatschap opzeggen zodat ze per 1 januari geen lid meer zijn. Ook komt het veel voor dat leden gedurende het jaar hun lidmaatschap per direct opzeggen. Veel verenigingen accepteren dat. Maar dat hoeven zij niet te accepteren. Het kost hen zelfs geld.

Opzegging per direct niet mogelijk

Verenigingsbestuurders zijn te ruimhartig bij het accepteren van een opzegging. Leden houden zich vaak (onwetend) niet aan de geldende regels en willen per direct opzeggen. Maar een opzegging per direct is bij verenigingen niet mogelijk, tenzij dat in de statuten staat. Maar dat is zelden het geval.

Veel verenigingen accepteren een opzegging per direct echter wel. Het gevolg is dat de volledige contributiegelden gemist worden. Sportverenigingen moeten daarbij vaak ook een afdracht per lid aan de landelijke sportbond betalen. De peildatum is meestal 1 december. Als zo’n lid dan op 31 december opzegt, betaalt de vereniging wel de kosten aan de bond van dat lid voor het komende jaar, maar er staat geen contributie meer tegenover die deze kosten dekken. Kortom, wel de lasten maar niet de lusten. Verenigingen lopen zo honderden tot duizenden euro’s per jaar mis.

Jaarverplichting

Het lidmaatschap van een vereniging is een jaarverplichting die een lid aangaat met de vereniging. Wettelijk kan een lid tegen het einde van het boekjaar opzeggen met een opzegtermijn van vier weken. Daarvan mag in de statuten worden afgeweken.

Veel verenigingen hebben als boekjaar het kalenderjaar. Dat betekent dat een lid vóór 30 november opgezegd moet hebben, anders wordt het lidmaatschap met een jaar verlengd en is hij nog lid tot 31 december volgend jaar.

Die jaarverplichting is er omdat de vereniging een begroting moet maken voor volgend jaar en dus moet kunnen inschatten wat de inkomsten van de vereniging zullen zijn. Daarnaast moeten de kosten worden gedekt die de vereniging per lid aan afdracht moet betalen aan de bond. Een lid dat op 1 december of later opzegt, is dus te laat en moet dus nog voor een heel jaar aan contributie betalen tenzij de statuten een andere regeling bevatten.

Tussentijdse opzegging

Wil een lid tussentijds stoppen, dan kan hij daartoe een verzoek indienen bij het bestuur. Het moet dan gaan om onvoorzienbare en gegronde redenen. Het bestuur moet daarbij een afweging maken of het gezien de omstandigheden redelijk is dat de vereniging de inkomsten misloopt of dat dit risico toch bij het lid ligt. Een kind dat de sport niet meer leuk vindt, blessures of zwangerschap zijn voorbeelden die voor risico van het lid zelf komen.

Middenweg

Leden die willen stoppen, zijn (vanzelfsprekend) meestal niet gelukkig met het feit dat ze nog het hele jaar moeten betalen. Zeker niet als zij menen dat zij eind december kunnen opzeggen tegen 1 januari en dan blijkt dat zij nog het hele jaar lid moeten blijven omdat zij vóór 30 november hadden moeten opzeggen. Dat levert vaak ongenoegen op. Maar voor een groot deel is dat ook te wijten aan onwetendheid. Leden beseffen niet dat het lidmaatschap een jaarverplichting is, waar u net als bij een jaarcontract aan gebonden bent. Bestuurders doen er goed aan leden over hun plichten te informeren en ook de regels over opzegging duidelijk te communiceren op de website of het verenigingsblad.

Om te voorkomen dat u als bestuur niet elke keer over persoonlijke kwesties moet gaan oordelen als leden tussentijds willen stoppen, kun je als bestuur een besluit nemen om een halfjaarlijkse opzegmogelijkheid aan te nemen of desnoods per kwartaal. Zo komt u vertrekkende leden enigszins tegemoet, zijn de kosten van afdracht aan de bond gedekt en loopt u slechts een deel van de inkomsten mis. Bespreek het eens in de bestuursvergadering en breng het bij de komende jaarvergadering onder de aandacht van de leden.

mr. Marjo Vink

cropped-2016-visitekaartje-voorkant3.jpg