De kascom’kwistnie’

Met de jaarvergadering weer in aantocht, moet ook de jaarlijkse kascontrole plaatsvinden. En dat verloopt lang niet altijd op rolletjes. Niet omdat er gefraudeerd is, maar omdat kascommissieleden niet weten wat hun taak is. Maar wat moet je, als de boekhouding keurig in orde is maar de gewenste handtekening er niet komt?

geld

Te weinig kennis en te veel bemoeienis

Er ontstaat nogal eens discussie tussen de kascommissie en het bestuur. Regelmatig blijkt dat commissieleden te weinig financiële kennis hebben en daarom geen goedkeuring over de boekhouding durven geven. Zij voelen ineens een verantwoordelijkheid die zij eigenlijk niet aankunnen.

Ook zijn er commissieleden die menen dat zij de hele handel en wandel van het bestuur mogen doorlichten en zich daarin vooral mogen inmengen. Beleidsbeslissingen van het bestuur worden ter discussie gesteld, en er wordt gemord over uitgaven waar de kascommissie het niet mee eens is.

Taak

De taak van de kascommissie beperkt zich tot een onderzoek van de boekhouding en de papieren die daarop betrekking hebben. Simpel gezegd of de bonnetjes kloppen met de bedragen en er geen ondoorzichtige transacties zijn geweest.

Een kascommissie heeft niet het recht het beleid van het bestuur ter discussie te stellen, noch om bepaalde beslissingen van het bestuur af te dwingen onder het mom dat anders de handtekening niet gegeven wordt.

De kascommissie heeft ook geen zeggenschap over uitgaven die het bestuur gedaan heeft, zolang die uitgaven passen binnen de doelstelling van de vereniging en de bestuursbevoegdheid die het bestuur in de statuten heeft gekregen. Als een hockeyvereniging een paar duizend euro aan hockeymaterialen koopt, dan heeft de kascommissie dat te accepteren. Of zij het eens is met die uitgave doet niet ter zake. Daar mag de alv zich over uitspreken. Is het geld uitgegeven aan schaakborden, dan is er mogelijk wel sprake van fraude of is het bestuur haar boekje te buiten gegaan. Dan kan een handtekening geweigerd worden. In dat geval moet de kascommissie dit eveneens ter discussie stellen bij de alv. De alv roept het bestuur ter verantwoording en bepaalt wat er verder moet gebeuren.

Discussies voorkomen

De beste manier om discussies te voorkomen is door bij aanstelling van de kascommissieleden mensen te benoemen die genoeg financiële kennis hebben en duidelijk aan te geven wat wel en geen taak is van de kascommissie. Stel eventueel een profiel op waar kascommissieleden minimaal aan moeten voldoen.

Een andere preventiemethode is om in de statuten een voorziening op te nemen, dat de alv eerst een tweede kascommissie benoemd, als de eerste niet akkoord wil of kan gaan met de boekhouding. Dat voorkomt dat de vereniging meteen een dure accountant in moeten schakelen als de kascommissie (door gebrek aan ervaring) niet akkoord wil gaan, terwijl de boekhouding wel in orde is. De meeste verenigingen hebben dat echter niet! Neem dit mee bij een volgende statutenwijziging.

Verantwoordelijkheid alv

Als een kascommissie geen goedkeuring wil geven terwijl er met de boekhouding niets mis is, moet het bestuur dit terugkoppelen aan de alv en overleggen wat dan te doen. Het aanstellen van (incompetente) kascommissieleden is namelijk een verantwoordelijkheid van de alv. De alv kan een nieuwe kascommissie aanstellen, of besluiten dat de boekhouding door een accountant gecontroleerd moet worden met alle kosten van dien. Doet de alv niets, dan kan (en moet) het bestuur zelf naar een accountant gaan.

mr. Marjo Vink

cropped-2016-visitekaartje-voorkant3.jpg

Ook vragen over de kascommissie?