De kascom’kwistnie’

geld

Met de jaarvergadering weer in aantocht, moet ook de jaarlijkse kascontrole plaatsvinden. En dat verloopt lang niet altijd op rolletjes. Niet omdat er gefraudeerd is, maar omdat kascommissieleden ondeskundig blijken te zijn. Maar wat moet je doen, als de boekhouding keurig in orde is maar de gewenste handtekening er niet komt?

Te weinig kennis en te veel bemoeienis

Er ontstaat nogal eens discussie tussen de kascommissie en het bestuur. Regelmatig blijkt dat commissieleden te weinig financiële kennis hebben en daarom geen goedkeuring over de boekhouding durven geven. Zij voelen ineens een verantwoordelijkheid die zij eigenlijk niet aankunnen.

Stel dan samen een verklaring op dat de kascommissie geen goedkeuring heeft gegeven omdat de nodige kennis en ervaring ontbreekt waardoor de controle niet op de juiste manier heeft kunnen plaatsvinden en verzoek de alv om een nieuwe kascommissie aan te stellen. Dat vraagt dan wel om een extra ledenvergadering voor die aanstelling. Een andere mogelijkheid is dat eenmalig een accountant wordt gevraagd, maar ook dat brengt de nodige kosten met zich mee.

Discussies voorkomen

De beste manier om discussies te voorkomen is door bij aanstelling van de kascommissieleden mensen te benoemen die genoeg financiële kennis hebben. Dat kan door het opstellen van een kascommissieprofiel, waarin de eisen staan waaraan kascommissieleden minimaal aan moeten voldoen, wat de taken zijn van een kascommissie, hoe zij te werk moeten gaan en vooral ook welke bevoegdheden zij niet hebben. Zo’n profiel moet dan door de alv goedgekeurd worden. Indien gewenst kan Legal Letters dat profiel maken.

Een andere preventiemethode is om in de statuten een voorziening op te nemen, dat de alv eerst een tweede kascommissie benoemd, als de eerste niet akkoord wil of kan gaan met de boekhouding. Dat voorkomt dat de vereniging meteen een dure accountant in moeten schakelen als de kascommissie (door gebrek aan ervaring) niet akkoord wil gaan, terwijl de boekhouding wel in orde is.

mr. Marjo Vink

cropped-2016-visitekaartje-voorkant3.jpg