AVG voor verenigingen: de privacyverklaring

private-864304_1920 

Elke vereniging en stichting is verplicht om vanaf 25 mei 2018 een privacyverklaring te hebben volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In de verklaring staat hoe de vereniging omgaat met persoonsgegevens. Maar wat moet erin staan?

Inhoud van de privacyverklaring

  • Contactgegevens van vereniging en het KvK nummer, doel van de vereniging;
  • De doelen en gerechtvaardigde belangen waarom je de gegevens verzamelt;
  • De rechtsgrond voor de verwerking van algemene gegevens;
  • De rechtsgrond voor de verwerking van bijzondere gegevens. Denk eraan dat veel verenigingen foto’s/video’s maken en dus bijzondere gegevens verwerken. Ook daarvoor moet de rechtsgrond en een gerechtvaardigd belang geven;
  • Wat de gevolgen zijn als betrokkene zijn persoonsgegevens niet wil geven;
  • Bewaartermijnen van diverse soorten gegevens;
  • De rechten van betrokkene en hoe betrokkene dit recht kan inroepen;
  • Het klachtrecht van betrokkene;
  • Categorieën van ontvangers. Stuurt de vereniging gegevens naar andere partijen? Dan moet zij aangeven welke organisaties de gegevens ontvangen. Hier zal bij vrijwel elke vereniging aan voldaan worden, aangezien veel verenigingen en stichtingen de ledenadministratie, incasso’s en administratie van aangeslotenen uitbesteden.
  • Contactgegevens functionaris gegevensbescherming indien nodig;
  • Geeft u gegevens door naar het buitenland dan moet u dat vermelden. Bijvoorbeeld omdat u gegevens onderbrengt bij een bedrijf dat servers heeft buiten Nederland.
  • Of u profielen maakt van betrokkenen;
  • Of u gebruik maakt van gekoppelde systemen;
  • Of u gebruik maakt van geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen kunnen hebben;
  • Of u gebruik maakt van openbare bronnen en/of gegevens van derden verkrijgt.

Legal Letters maakt privacyverklaringen op maat:

Elke vereniging is anders en elke vereniging is anders georganiseerd. Het is gebleken dat door de grote diversiteit aan verenigingen, een algemeen privacymodel toch veel vragen en aanpassingen oplevert. Legal Letters maakt daarom alleen nog verklaringen op maat.

  • De vereniging ontvangt een vragenlijst;
  • Waar nodig worden privacy aspecten en vragen met de vereniging telefonisch doorgesproken;
  • Legal Letters maakt het concept en stuurt dat ter beoordeling naar de vereniging
  • Legal Letters maakt de definitieve versie
  • Kosten: 300 euro ex btw

De vereniging heeft meer nodig dan alleen  een privacyverklaring om te voldoen aan de AVG. Bij Legal Letters kan de vereniging ook terecht voor:

  • De verwerkersovereenkomst
  • Geheimhoudingsverklaring
  • Bijscholen van medewerkers en vrijwilligers

Heeft u interesse of heeft u andere vragen, neem dan contact met me op.

mr. Marjo Vink

cropped-2016-visitekaartje-voorkant3.jpg