Wat moet er in de privacyverklaring van een vereniging staan?

private-864304_1920

Elke vereniging en stichting is verplicht om vanaf 25 mei 2018 een privacyverklaring te hebben volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In de verklaring staat hoe de vereniging omgaat met persoonsgegevens. Maar wat moet er in staan?

Inhoud van de privacyverklaring

  • Contactgegevens van vereniging en het KvK nummer, doel van de vereniging;
  • De doelen en gerechtvaardigde belangen waarom je de gegevens verzamelt;
  • De rechtsgrond voor de verwerking van algemene gegevens;
  • De rechtsgrond voor de verwerking van bijzondere gegevens. Denk eraan dat veel verenigingen foto’s/video’s maken en dus bijzondere gegevens verwerken. Ook daarvoor moet de vereniging een rechtsgrond en een gerechtvaardigd belang geven;
  • Wat de gevolgen zijn als betrokkene zijn persoonsgegevens niet wil geven;
  • Bewaartermijnen van diverse soorten gegevens;
  • De rechten van betrokkene en hoe betrokkene dit recht kan inroepen;
  • Het klachtrecht van betrokkene;
  • Categorieën van ontvangers. Stuurt de vereniging gegevens naar andere partijen? Dan moet zij aangeven welke organisaties de gegevens ontvangen. Hier zal bij vrijwel elke vereniging aan voldaan worden, aangezien veel verenigingen en stichtingen de ledenadministratie, incasso’s en administratie van aangeslotenen uitbesteden.
  • Contactgegevens functionaris gegevensbescherming indien nodig;
  • Geeft de vereniging gegevens door naar het buitenland dan moet zij dat vermelden. Bijvoorbeeld omdat zij gegevens onderbrengt bij een bedrijf dat servers heeft buiten Nederland.
  • Of je profielen maakt van betrokkenen;
  • Of je gebruik maakt van gekoppelde systemen;
  • Of je gebruik maakt van geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen kunnen hebben;
  • Of je gebruik maakt van openbare bronnen en/of gegevens van derden verkrijgt.

Genoeg dus. Heb je daar zelf geen zin in dan kan ik het voor je doen.

Marjo Vink

Marjo Vink is jurist verenigingsrecht en stichtingenrecht. Zij adviseert en begeleidt bestuurders en beroepskrachten van verenigingen en stichtingen in de non-profit sector. Marjo geeft trainingen en is spreker bij ledenbijeenkomsten. Zij is jarenlang juridisch auteur geweest bij Wolters Kluwer en is huisjurist van diverse koepelorganisaties.