Nakijken en opstellen van statuten

hook-881444_1920 Regelmatig krijg ik de vraag of ik de statuten van de vereniging eens kan doorlichten of zij nog bij de tijd zijn. Dat kan, maar het is vaak relatief prijzig, want even snel een check is niet mogelijk. Beter kunt u dat geld inzetten voor nieuwe statuten.

Check, check, dubbelcheck

Uiteraard zie ik vrij snel of er zaken gewijzigd moeten worden. Echter om dit mondeling aan de vereniging door te geven werkt niet. De meeste bestuursleden zijn leken op juridisch gebied en de hoeveelheid informatie is te veel om te onthouden. Dan wordt het moeilijk overleggen met het bestuur. Ik heb regelmatig meegemaakt dat bestuurders aan de telefoon dan alsnog proberen alles op te schrijven. Om die reden geef ik uitsluitend nog schriftelijke rapportages af over statuten, dan weet ik zeker dat de informatie die de vereniging krijgt ook klopt en kan het bestuur in de vergadering overleggen. Maar met zo’n schriftelijk stuk ben ik minimaal 2 uur bezig want er zijn meestal heel wat wijzigingen nodig. Zijn er weinig wijzigingen nodig, dan is het de moeite niet om daarvoor de statuten te wijzigen.

Daarmee zijn de statuten echter nog niet veranderd en komen er weer nieuwe kosten bij om dat alsnog te doen. Dubbel werk dus. Over het algemeen mag u ervan uitgaan dat het de moeite waard is om de statuten te laten vernieuwen als ze 8 tot 10 jaar oud zijn. Steeds meer verenigingen komen bij de rechtbank terecht. Daarin worden door rechters normen vastgesteld die voor alle verenigingen gelden en waar zij zich aan moeten houden. Het beste worden deze in de statuten verwerkt, zodat het bestuur in voorkomende gevallen ook weet wat zij moet doen. Bevatten de statuten deze bepalingen niet, dan zal een (toekomstig) bestuur zich daar uit onwetendheid vaak niet aan houden. De meeste bestuurders zijn immers niet bekend met de rechtspraak. Het gevolg is dat bestuursbesluiten nietig kunnen zijn of vernietigd worden, en dat de vereniging aansprakelijk kan zijn voor schade. Onbedoeld gaan bestuurders verkeerd handelen.

Opstellen van nieuwe statuten

Er zijn diverse mogelijkheden om de statuten te vernieuwen. Ik raad echter aan om niet  uitsluitend naar een goedkopere (internet) notaris te gaan. Dan weet u zeker dat u standaardstatuten krijgt. Deze voldoen uiteraard wel aan de wettelijk verplichte eisen, maar bevat niet datgene wat een vereniging vandaag de dag nodig heeft. U moet zelf aanleveren wat u in de statuten wilt, maar vaak is daar een stuk advies bij nodig en dat zit in een goedkope prijs zelden inbegrepen.

Ga dus naar een deskundige die ook echt met verenigingen werkt. Dat kan een notaris of een jurist verenigingsrecht zijn. Als u ervoor kiest om alles bij de notaris te laten doen, neem er dan een die ook echt met verenigingen werkt. De ervaring leert dat veel notarissen ondernemingsrecht doen, maar een vereniging is heel wat anders dan een onderneming. Gevolg is dat ik hier verenigingen krijg, die pas hun statuten hebben laten veranderen, en dan blijkt dat zij als landelijke beroepsorganisatie statuten hebben gekregen die passen bij een lokale plaatselijke sportvereniging. Ook heb ik meegemaakt dat commissies die uitspraken doen over leden, zoals ethische commissies of beroepscommissies niet verankerd zijn in de statuten. Dan zijn al hun uitspraken nietig en niet rechtsgeldig. Dat kan grote problemen opleveren voor de vereniging. Het gebeurt regelmatig dat de naam en zetel even gewijzigd worden, wellicht nog een aanpassing in de bestuursbevoegdheden en dat is het dan. Vaak ook nog in oubollige of moeilijk leesbare taal. Kortom, zoek een notaris die veel met verenigingen werkt en daarin ook kan adviseren. Dan liggen de kosten al gauw op 800 tot 1200 euro voor lokale verenigingen en bij landelijke verenigingen ligt dat nog hoger.

Ander alternatief is dat Legal Letters de conceptstatuten maakt. Ik werk uitsluitend voor verenigingen en stichtingen. Statuten van mijn hand zijn leesbaar, overzichtelijk en bevat de volledige procedures van opzegging en royement zoals die de laatste jaren in de rechtspraak zijn vormgegeven. De statuten lezen zich als een handleiding, duidelijk voor zowel bestuurders als leden. Voor kleinere verenigingen ben ik daar doorgaans 3,5 uur mee bezig, bij grotere landelijke organisaties tot 6 uur. Daarna kan de vereniging naar een goedkopere (internet)notaris die het definitieve concept opstelt dat aan de ledenvergadering wordt voorgelegd. Na de vergadering passeert de notaris de akte. In sommige gevallen is deze werkwijze zelfs goedkoper dan dat alles bij de notaris plaatsvindt.

Maar welke weg u ook kiest, zorg dat uw statuten bij de tijd zijn. De statuten zijn de kapstok van de vereniging, waar alle andere reglementen en bestuursbesluiten van de vereniging aan vast hangen. Statuten zijn de basis waar steeds op terug gevallen moet worden maar waar de vereniging ook heel veel eigen keuzes kan maken die afwijken van de wettelijke regeling. Gedegen advies is daarbij belangrijker dan de kosten. Goedkoop is hier bijna altijd duurkoop want als later blijkt dat de statuten niet voldoen, moet alles weer opnieuw.

mr. Marjo Vink

cropped-2016-visitekaartje-voorkant3.jpg