Wel of niet werken met een geschillencommissie?

balance-2913684_1920Regelmatig vragen verenigingen en stichtingen aan mij of ik ze kan helpen met een geschillencommissie en wat daarbij komt kijken. Ze willen het goed aanpakken. Maar eenmalige bijstand door een jurist is zelden voldoende. Het werken met een geschillencommissie heeft zeker voordelen, maar vooral ook nadelen en dat moeten bestuurders zich goed realiseren. Bezint eer ge begint…

Verenigingen en stichtingen die erover nadenken om met een geschillencommissie te gaan werken willen dat vaak uit kwaliteitsoogpunt. Zij willen klanten van aangesloten beroepsbeoefenaren een laagdrempelige mogelijkheid bieden om hun beklag te doen of willen een mogelijkheid om zelf beroepsbeoefenaren of aangesloten personen of leden aan kunnen spreken op hun gedrag.

Daar valt veel over te zeggen. Het is een mooi streven. Voordeel is vaak dat er geoordeeld wordt door mensen die zelf ook uit de branche komen en dus weten waar ze het over hebben (Dat wil zeggen: kennis over de branche, maar niet van geschilbeslechting). Echter de praktijk leert dat dit meestal is weggelegd voor organisaties die in hoge mate geprofessionaliseerd zijn en een stafbureau tot hun beschikking hebben. Kleinere landelijke organisaties lopen vaak tegen problemen aan. Hier een bloemlezing:

  • Bedenk dat u een geschil in eerste instantie weghaalt bij de ‘gewone’ gang naar de rechter. Dat maakt dat de procedure wel ongeveer dezelfde rechtswaarborgen moet hebben als de gewone rechtsgang. Nu is de rechtsgang in Nederland in hoge mate geprofessionaliseerd. Kan de vereniging ongeveer diezelfde kwaliteit bieden?
  • Het is zeer moeilijk om kwalitatief goede mensen te vinden die zitting willen en kunnen nemen in een geschillencommissie. Het is een vrij ondankbare taak, aangezien er over medeleden of aangeslotenen geoordeeld moet worden en er altijd een conflictsituatie is. Voor veel verenigingen is het al een hele toer om bestuurders te vinden. Vooral als het werk op een kleine groep vrijwilligers aankomt en men geen stafbureau heeft, is een geschillencommissie vaak een last.
  • Geschillencommissies zijn er in alle soorten en maten. Verenigingen (en de personen die zitting hebben in de commissie!) zijn daarmee onbekend en dat leidt vaak tot fouten waar de vereniging mogelijk aansprakelijk voor is. Verenigingen denken ook vaak dat zo’n commissie over alle soorten geschillen mag oordelen die in de vereniging voorkomen maar dat is niet zo. Er zijn interne en externe instanties, zelfstandige commissies en commissies die orgaan van de vereniging zijn. Sommige werken via het verenigingsrecht, andere met het overeenkomstenrecht. Als de commissie eenmaal bestaat, moeten de leden die daarin zitting hebben weten wat zij doen en de rechten en plichten van de diverse mogelijkheden niet door elkaar gaan halen.
  • Zijn er binnen een vereniging maar een paar geschillen per jaar of minder, dan is het vaak te duur en tijdrovend om een eigen geschillencommissie te hebben en het aantal zaken is te weinig om het kennis- en ervaringsniveau op peil te houden.
  • De instelling van een geschillencommissie vraagt vrijwel altijd om een statutenwijziging en een goed reglement. Daar schort het nogal eens aan. Gevolg is dat er (procedure)fouten worden gemaakt.
  • Het blijkt vaak dat een of meerdere mensen die zitting nemen in een geschillencommissie er nogal een eigen mening op na houden, menen te weten wat rechtens is of die op emotionele gronden gaan oordelen. Niet elk lid van een commissie is in staat om zich onafhankelijk op te stellen. Gevolg: het rommelt vaak al in de vereniging nog voordat de commissie werkzaam is en voor u het weet is er een geschil met de geschillencommissie.
  • Partijen kunnen een uitspraak van een geschillencommissie vaak alsnog voorleggen aan de rechter. Blijkt dan dat er (procedurele) fouten zijn gemaakt, de rechtswaarborgen niet gehandhaafd zijn of de commissie in redelijkheid niet tot zijn besluit had kunnen komen, dan wordt dat de commissie (en dus de vereniging of stichting waar zij onderdeel van is) aangerekend. Die is dan aansprakelijk voor de schade. En dat terwijl het eigenlijk niet nodig is: het Nederlandse recht biedt voldoende rechtswaarborgen. De vereniging haalt zaken en taken naar zich toe die zij ook bij de gewone rechter kan laten.
  • Laagdrempelige en goedkope geschilbeslechting heeft als nadeel dat klanten ook eerder zullen klagen. Bij de gewone rechtspraak zorgt het griffierecht en andere kosten ervoor dat leden of klanten alleen een procedure gaan beginnen als die ook werkelijk kans van slagen heeft.

Kortom, een geschillencommissie is een prima idee als kennis van de branche een belangrijke pré is, er voldoende knowhow en ervaring is met geschilbeslechting en de procedures daar omheen, als er degelijke statuten en reglementen bestaan, een stafbureau is die de administratieve kant op zich kan nemen, de vereniging makkelijk aan voldoende gekwalificeerde mensen kan komen, er naast branchekennis ook de nodige juridische kennis bestaat en de commissieleden onafhankelijk zijn en zelf ook zo  kunnen werken. Dat is een behoorlijke verlanglijst.

mr. Marjo Vink

cropped-2016-visitekaartje-voorkant3.jpg