Hoe bouw je een dossier op en verzamel je bewijs

heft-stripes-1266854_1920Bij bestuursbesluiten waar het bestuur moet oordelen over grensoverschrijdend gedrag, conflicten of andere incidenten bij de vereniging is het noodzakelijk dat het bestuur een dossier aanlegt met bewijzen. Dit omdat er vaak meerdere belangen een rol spelen en het bestuur haar besluit moet kunnen onderbouwen. In dit artikel geef ik veel tips om het bewijs te verzamelen en bespreek ik andere zaken waar het bestuur aan moet denken.

Dossieropbouw

  • Bouw een dossier op. Houdt een logboek bij over wie wat gedaan heeft en wanneer. Dat hoeft niet uitgebreid te zijn. Het is een overzicht. Bewaar daarachter de verslagen van gesprekken, brieven, facturen en andere schriftelijke bewijzen.

Verzamelen van bewijs

  • Maak altijd geluidsopnamen van alle vergaderingen en gesprekken. Ook als er geen problemen zijn. Dat is met de telefoon vaak al eenvoudig te realiseren. Geluidsopnamen maken het mogelijk om later terug te luisteren wat er precies gezegd is en zijn een goed hulpmiddel om uitgebreidere notulen te maken. Geluidsopnamen hebben vaak nog meer doorslaggevende betekenis dan een schriftelijk verslag van een gesprek omdat het letterlijk weergeeft wat er gezegd is en de emotie te horen is.
  • Vraag in gesprekken en verslagen naar concrete feiten. Wie, wat, waar, hoe en wanneer. Wanneer vond het incident plaats, wie was er bij betrokken, wat is er gebeurd en gezegd. Mensen gebruiken vaak vage begrippen als ‘vervelend gedrag’ of ‘ongepast taalgebruik’. Ze doen dat om het fatsoenlijk te houden, maar het is heel subjectief en geeft niet de ernst van het feit aan. Het komt ook vaak ‘verzachtend’ over en dan lijkt het allemaal zo erg niet. Vraag dus dóór. Laat mensen aangeven waar dat vervelende gedrag uit bestaat. Is er geslagen of geschopt? Benoem scheldwoorden bij naam. Bij bedreigingen, vraag wat er gezegd is en wat dit met betrokkenen gedaan heeft.
  • Hoor getuigen en slachtoffers. Vraag of zij een schriftelijke verklaring willen opstellen. Willen zij dit niet, maak dan zelf een verslag van de gesprekken die je met deze leden hebt gehad. Doe dit vooral ook met leden die vanwege het incident hun lidmaatschap hebben opgezegd. Deze leden verdwijnen immers uit beeld en hun getuigenis gaat dan verloren.
  • Zijn er (bestuurs)leden die opgezegd hebben naar aanleiding van bepaalde incidenten, vraag hen dan om een schriftelijke verklaring dat het gedrag van dit lid de reden van vertrek is.
  • Vraag om foto’s en filmpjes die betrokkenen gemaakt hebben. Bekijk beelden van beveiligingscamera’s e.d.
  • Soms willen leden/slachtoffers individueel niet praten omdat zij bang zijn voor gevolgen door het lid. Probeer in dat geval met een hele groep te praten. Vaak komt er in een groep meer informatie naar boven, voelen betrokkenen zich gesteund en komen er meer getuigenissen/verklaringen naar boven. Maak ook van zulke gesprekken een geluidsopname/verslag.
  • Bewaar alle correspondentie met het lid en betrokkenen.
  • Bewaar alle schriftelijke bewijzen, bonnen, facturen die op het incident betrekking hebben.
  • Bewaar alle bewijzen, bonnen en facturen die te maken hebben met schade die door het incident veroorzaakt is.
  • Voer zo min mogelijk telefoongesprekken. De inhoud hiervan kan later niet aangetoond worden. Wordt er toch een telefonisch gesprek gevoerd, maak dan ook hiervan een verslag. Belt een betrokkene zelf, ga dan niet in discussie. Voer ook zo min mogelijk gesprekken in de ‘wandelgangen’ en tussen de bedrijven door. De inhoud daarvan is niet aan te tonen, terwijl er vaak wel de nodige emotie een rol speelt. Beëindig het gesprek en biedt een persoonlijk gesprek aan.
  • Als het bestuur zelf verslagen maakt van gesprekken, stuur betrokkene dan een kopie met de vraag erop te reageren. Is betrokkene het niet eens met de inhoud, wijzig dan niet de visie van het bestuur, maar maak een aantekening onder het verslag met de visie van betrokkene.
  • Houdt gesprekken waar mogelijk met minimaal 2 bestuursleden. Dan heb je altijd twee getuigen.
  • Houdt gesprekken in het clubhuis, afdelings- of hoofdkantoor. Heb je geen verenigingsruimte, houdt het gesprek dan op neutraal terrein in een horeca gelegenheid, buurthuis of gemeentehuis  (diverse gemeenten bieden lokale verenigingen de mogelijkheid van gespreksruimte aan, vraag na bij de gemeente). Het is ook mogelijk om een privé gespreksruimte te huren. Op www.deskbookers.com kun je gespreksruimten en vergaderruimten per uur huren in heel Nederland. Voor 25 euro per uur heb je al kamers. Houdt gesprekken nooit bij leden of bestuursleden thuis. Dit omdat emoties soms hoog oplopen, situaties beladen kunnen zijn en misdragingen zich kunnen voordoen. Dat wil je niet in huis hebben.

Andere zaken om aan te denken:

  • Wijs slachtoffers op de mogelijkheid van de vertrouwenspersoon als de vereniging die heeft.
  • Wijs slachtoffers op de mogelijkheid om aangifte te doen als dat van toepassing is.
  • Deel leden mee dat zij niet met derden (zoals koepelorganisaties, overheidsinstanties media en personen) buiten de vereniging praten. Dit kan reputatieschade opleveren voor zowel lid als vereniging of er kunnen uitlatingen gedaan worden die de vereniging aangerekend worden. Voer alle communicatie via het bestuur.
  • Deel leden mee dat zij geen uitingen op sociale media zetten.
  • Wijs een contactpersoon of woordvoerder aan indien media zich aandient.

Vervolgens is het zaak de juiste procedure te volgen zodat het bestuur later niet verweten kan worden dat zij hierin fouten heeft gemaakt. Dat kan ertoe leiden dat een besluit door de rechter vernietigd wordt en de vereniging aansprakelijk is. Heeft u hierbij hulp nodig neem dan contact met me op.

mr. Marjo Vink

2016 legalletters logo klein2