De statuten zijn zoek. Zijn deze op te vragen?

binder-532220_1920Geregeld krijg ik de vraag waar statuten op te vragen zijn. Bij menige vereniging zijn ze zoek. Wat kun je dan doen?

*****

Als een vereniging zich bij mij meldt, vraag ik altijd als eerste naar de statuten. Veel verenigingen hebben die bij de hand, maar niet altijd. Met de vele bestuurswisselingen gaan ook de papieren wel eens verloren. Er zijn een aantal beperkte mogelijkheden om die nog te achterhalen.

Kopie opvragen bij de KvK

Als de statuten na 1 juni 2013 zijn gedeponeerd bij de KvK, is het mogelijk deze op te vragen bij de KvK (Kamer van Koophandel).

Kopie opvragen bij de notaris

Een notaris is verplicht alle akten die hij maakt te bewaren. Weet je nog welke notaris de statuten heeft opgesteld? Dan kun je op dat kantoor een kopie opvragen. Is de notaris gestopt met zijn praktijk? Dan moet zijn opvolger de akten bewaren. In het opvolgingsregister is na te kijken wie de opvolger is geweest. Doorgaans is de bewaartermijn 20 jaar. Notariële akten die bewaard moeten worden gaan daarna naar het rijksarchief, maar zover mij bekend horen verenigingsstatuten daar niet bij.

Nationaal Archief

Gaat het om oude statuten van vóór 1976, dan kan het Nationaal Archief in Den Haag wellicht uitkomst bieden. Bij dit archief bevindt zich het verenigingsregister van het Ministerie van Justitie met dossiers van 80.000 verenigingen uit de periode 1820 tot 1976. Tot 1976 waren verenigingen wettelijk verplicht om toestemming te vragen aan de overheid voor oprichting. Het archief bevat de goedkeuringen voor de oprichting, en van aanvragen na 1900 regelmatig ook de tekst van de statuten. Voor de raadpleging van deze stukken moet je het archief bezoeken. Meer informatie over het verenigingsregister vind je hier.

Voor de vroegste periode is een bezoek aan de studiezaal niet nodig. Deze database is online te raadplegen op Erkende verenigingen. Het gaat om verenigingen in de periode 1855-1903. Overigens zijn daar zelden statuten te vinden. Deze waren in die tijd niet nodig, dus wellicht zijn er nooit statuten geweest.

Bij het Nationaal Archief bevindt zich ook een stichtingenregister. Deze bevat de erkenning en en registratie van 500.000 stichtingen in de periode 1957 tot 1976. De dossiers bevatten meestal een aantal aanmeldingsformulieren en een kopie van de notariële akte van oprichting.

Daarnaast zijn er ook archieven van de stichtingen zelf. Deze staan vermeld in het Centraal Register Particuliere Stichtingen (CPRA). Dit register registreert de verblijfplaats van een aantal niet-overheidsarchieven in Nederland. Voor het raadplegen van dit register moet je het archief bezoeken.

Houdt er wel rekening mee dat archieven jonger dan 75 jaar niet openbaar zijn. Je kunt wel toestemming vragen om ze in te zien.

Notaris onbekend

Is de notaris onbekend die de akte gepasseerd heeft, dan wordt het lastiger. In het internetloze en computerloze tijdperk kozen de meeste verenigingen een notaris in de plaats waar zij zetel houden. Het loont dan wellicht de moeite om plaatselijke kantoren rond te bellen.

Nieuwe statuten

Is er echt niets meer te vinden, dan kunnen er het beste nieuwe statuten worden gemaakt. Zowiezo is het goed om deze maximaal elke 10 jaar een keer te vernieuwen. De rechtspraak stelt steeds meer eisen aan verenigingen en stichtingen en oude statuten voldoen dan niet meer. Veel verenigingen uit mijn praktijk komen bij mij omdat zij tegen problemen aanlopen. Bestuurders volgen de statuten, maar de wet en rechtspraak zijn gewijzigd. Dan maken bestuurders onbedoeld fouten. Of het bestuur wil grensoverschrijdend gedrag aanpakken maar de statuten bieden daar veel te weinig mogelijkheden voor. De wet regelt dat maar summier. Ook dan worden er door bestuurders vaak fouten gemaakt omdat zij besluiten nemen die geen statutaire grondslag hebben. Met het vernieuwen van de statuten is de vereniging weer helemaal bij de tijd, kan zij adequaat op de situaties van vandaag de dag reageren, heeft het bestuur de armslag die zij nodig heeft én vervallen de oude statuten, waar die zich dan ook mogen bevinden.

mr. Marjo Vink

2016 legalletters logo klein2