Wel of niet werken met een beroepscommissie?

choice-2692575_1920De Beroepscommissie. Veel bestuurders weten niet wat deze wel of niet moet doen en wat haar taak is. Veel commissieleden overigens ook niet. Bij wijziging van de statuten krijg ik dan ook vaak de vraag: moeten wij wel of niet met een beroepscommissie gaan of blijven werken?

Wirwar van beroepscommissies

Opvallend is dat verenigingen onder de naam beroepscommissie vele verschillende soorten commissies hanteren die sterk afwijken van wat een beroepscommissie eigenlijk zou moeten zijn. Soms opereren zij als geschillencommissie, soms als klachtenbureau. Weer anderen menen dat een beroepscommissie over alle soorten van geschillen mag oordelen of sancties oplegt. Handig is de benaming beroepscommissie in veel gevallen dan niet, omdat in het verenigingsrecht onder een beroepscommissie heel wat anders wordt verstaan en dat leidt tot verwarring bij vereniging en leden. Het leidt ook tot vragen, discussies, problemen en fouten. Beter is het dus om de naam beroepscommissie alleen te gebruiken voor de taak die zij volgens het verenigingsrecht heeft en voor commissies met andere taken een andere naam te nemen.

Feitelijk doet de naam er niet toe, je kunt het ook feestcommissie noemen. Belangrijker is dat haar taken en werkwijze goed geregeld zijn. Afhankelijk van haar taak zal de beroepscommissie ook rechten en plichten hebben en al dan niet zelfstandig orgaan van de vereniging zijn.

Wat zou een beroepscommissie moeten zijn?

Binnen het verenigingsrecht wordt met een beroepscommissie een commissie bedoeld die oordeelt over beroep binnen de vereniging na een schorsing of ontzetting (royement).

Er is grensoverschrijdend gedrag van een lid, het bestuur legt als sanctie een schorsing of een ontzetting (royement) op. Van een ontzettingsbesluit kan een lid altijd in beroep (tenzij het ontzettingsbesluit door de alv wordt genomen) en bij een schorsing is dat zeer wenselijk. In de rechtspraak wordt de statutaire schorsing namelijk als een zware sanctie gezien, die vrijwel gelijk staat met ontzetting. Om die reden doet de vereniging er goed aan bij schorsing dezelfde zorgvuldigheidsnormen te hanteren als bij ontzetting, dus ook de mogelijkheid bieden tot beroep.

Dat beroep vindt normaal plaats bij de algemene vergadering. Ook is het mogelijk om daarvoor een speciale beroepscommissie in te stellen. En dat is de beroepscommissie die ik hier bedoel. De beroepscommissie vervangt dus de taak van de algemene vergadering.

Of een beroepscommissie handig is, is per vereniging verschillend. Waar rekening mee gehouden moet worden, is dat de beroepscommissie een zelfstandig orgaan van de vereniging is, net zoals de algemene vergadering. Zij neemt een besluit dat de vereniging rechtsgeldig bindt. Met dit besluit kan een lid naar de rechter gaan (hetzelfde geldt voor de algemene vergadering als er geen beroepscommissie is). Dit brengt wel mee dat indien de rechter oordeelt dat het besluit in strijd is met de redelijkheid en billijkheid of nietig is, de vereniging aansprakelijk kan zijn voor schade. Houdt hier rekening mee met de keuze algemene vergadering of beroepscommissie. Bij een beroepscommissie ligt het oordeel in handen van een zeer beperkt groepje mensen. Deze moeten dan wel de nodige kennis en ervaring hebben voor een juiste toepassing van de procedureregels om een gedegen besluit te kunnen nemen. Is dat niet het geval, dan is het risico van aansprakelijkheid groter, want de vereniging is wel van die commissieleden afhankelijk. Bij een algemene vergadering wordt het besluit genomen door alle leden gezamenlijk. Ook dat moet een gedegen besluit zijn, echter daar wordt de mening door de leden gezamenlijk vastgesteld.

Hieronder bespreek ik wat situaties die een rol spelen bij de keuze voor een beroepscommissie of de algemene vergadering.

Redenen om wel te werken met een beroepscommissie

  • Als de leden verspreid over het land wonen is het bijeen komen in een alv lastiger.
  • Leden vinden het vaak moeilijk te oordelen over medeleden. Leden oordelen vaak ook op emotionele gronden en minder op rationele en juridische gronden. Leden zijn vaak ook minder geïnformeerd maar besluiten wel mee. Vanwege deze onwetendheid durft menige alv het kordate optreden van het bestuur niet voort te zetten. Zeker als leden zelf niet zo veel last hebben van dat lid en bang zijn voor een rechtszaak komt het voor dat zij het bestuursbesluit vernietigen.
  • Bij een beroepscommissie blijft de informatie over lid en de incidenten meer ‘binnenskamers’, niet iedereen hoeft uitgebreid geïnformeerd te worden over wat er gebeurd is. Dat biedt meer privacy.
  • Een beroepscommissie is flexibeler en kan zaken sneller onderzoeken en afhandelen. het onderzoek kan ook nauwkeuriger plaatsvinden. Dit is zonder beroepscommissie op te lossen door een tijdelijke onderzoekscommissie in te stellen door het bestuur, dat aan het bestuur en de alv verslag uitbrengt (maar dus niet besluit over het beroep, dat doet de algemene vergadering).

Niet werken met een beroepscommissie

  • Het is een vrij ondankbare vrijwilligerstaak, aangezien het altijd om incidenten met leden gaat die grensoverschrijdend gedrag vertonen, vaak met verbaal geweld en er over medeleden geoordeeld moet worden. Een commissielid kan nogal wat over zich heen krijgen, terwijl dit bij een algemene vergadering door iedereen gedragen wordt.
  • Het werk van commissieleden vraagt om kennis en expertise over wat de commissie wel en niet mag doen, zorgvuldigheid in onderzoek, onafhankelijke oordeelsvorming, beslissen op rationele en juridische gronden en het vraagt enige doortastendheid. Het is moeilijk om mensen te vinden die dat kunnen. Bij een algemene vergadering is het meer het gezonde verstand van de meerderheid.
  • Als het werk binnen de vereniging op een kleine groep vrijwilligers aankomt is een beroepscommissie een extra last.
  • Bij een beroepscommissie moet er een apart beroepsreglement worden vastgesteld, bij een alv niet.
  • Als beroepskwesties zelden voorkomen kan er niet de noodzakelijke kennis en ervaring opgebouwd worden.
  • Commissieleden hebben veel verantwoordelijkheid. Zij nemen een besluit dat de vereniging bindt en waarmee een lid naar de rechter kan gaan. Commissieleden die hun taak niet naar behoren uitvoeren kunnen een probleem zijn voor de vereniging.

Dat is heel wat om te overwegen. Maar bij een statutenwijziging moet er wel een keuze gemaakt worden. Ik hoop dat deze punten daarbij helderheid kunnen geven.

mr. Marjo Vink

2016 legalletters logo klein2