Statuten van de jurist of van de notaris?

articulated-male-818202_1920

Regelmatig krijg ik de vraag of ik de statuten van de vereniging eens kan doorlichten of zij nog bij de tijd zijn. Ook wordt vaak gevraagd of ik de zelf gemaakte statuten eens kan beoordelen en aanpassen. Maar vaak moet er dan zoveel worden aangepast dat ik beter nieuwe statuten kan opstellen. Dat is voor de vereniging goedkoper. En dan is er nog de vraag: moet je dat door een jurist laten doen of door de notaris?

Statuten vernieuwen

Over het algemeen mag je er van uitgaan dat het de moeite waard is om de statuten elke 10 jaar eens te vernieuwen. Verenigingen moeten steeds vaker bij de rechter verschijnen. Uit die rechtspraak komen dan bestuurlijke normen voort of zorgvuldigheidseisen waar het bestuur aan moet voldoen. Dat geldt dan niet alleen voor de vereniging in kwestie, maar ook voor andere verenigingen. Deze rechtspraak staat nooit in standaard statuten en ook niet in eigen gemaakte statuten. Gevolg is dat bestuurders geen weet hebben van deze normen en bij opzegging, schorsing en royementen veel fouten maken. Zulke fouten worden het bestuur altijd aangerekend. Dat is te voorkomen door die eisen in de statuten te verwerken. Aangezien er steeds meer rechtspraak komt en er ook maatschappelijk veel veranderingen plaatsvinden, is het verstandig de statuten eens in de 10 jaar aan te passen.

Een ander punt is grensoverschrijdend gedrag. Een hot item tegenwoordig en zowel leden als de maatschappelijke druk zorgen ervoor dat bestuurders wangedrag aan moeten pakken. Probleem is echter dat men wettelijk alleen de opzegging en royement tot zijn beschikking heeft en er al behoorlijk wat moet zijn voorgevallen voor een beroep op deze bepalingen. Je moet dan dus wachten tot de situatie ernstig genoeg is. Dat wil je meestal niet, liever ziet men het gedrag in de kiem gesmoord. Als je er dan met een goed gesprek niet uitkomt, is meer nodig zoals een waarschuwing, uitsluiting van verenigingsactiviteiten of schorsing. Dat moet dan wel in de statuten staan anders heb je dat recht niet. Reden dus voor maatwerk statuten, standaard modellen bevatten dit nooit.

Nog een belangrijke factor is de leesbaarheid. Statuten moeten zich lezen als een handleiding voor het bestuur. De statuten zijn de kapstok van de vereniging waar alle andere regels aan vast hangen. Het is de juridische grondslag voor al je handelen als bestuurder. Die bestuurder is vrijwel altijd een vrijwilliger zonder juridische kennis maar moet wel handelen conform de statuten. Fouten worden het bestuur door leden en door rechters altijd aangerekend. Bestuurders moeten dus kunnen lezen wat er staat en niet met oubollig taalgebruik en ingewikkelde omschrijvingen of kruisverwijzingen met een kluitje het riet ingestuurd worden.

Goedkope internet-notaris is niet voldoende

Er zijn diverse mogelijkheden om de statuten te vernieuwen. Ik raad echter aan om niet  uitsluitend naar een goedkopere (internet) notaris te gaan die voor 400 euro statuten maakt. Dan weet je zeker dat je standaardstatuten krijgt. Deze voldoen wel aan de wettelijke eisen maar dat is zeker niet voldoende. Het zijn minimumeisen en ook beslist niet meer dan dat. Bovengenoemde zaken staan er nooit in. Je moet in deze gevallen ook zelf aanleveren wat je in de statuten wilt, maar vaak is daar een stuk advies bij nodig want bestuurders weten zelf vaak niet wat ‘organen’ van de vereniging zijn en of zij wel of niet met een ‘beroepscommissie’ moeten werken, als zij tenminste al weten wat zo’n commissie eigenlijk doet. Dat advies zit in een goedkope prijs niet inbegrepen.

Jurist of notaris

Ga dus naar een deskundige die ook echt met verenigingen werkt. Dat kan een notaris of een jurist verenigingsrecht zijn. Als je ervoor kiest om alles bij de notaris te laten doen, neem er dan een die ook echt met verenigingen werkt. De ervaring leert dat veel notarissen ondernemingsrecht doen, maar een vereniging is heel wat anders dan een onderneming. Gevolg is dat ik hier verenigingen krijg, die pas hun statuten hebben laten veranderen, en dan blijkt dat zij als landelijke beroepsorganisatie statuten hebben gekregen die passen bij een lokale plaatselijke sportvereniging. Ook heb ik meegemaakt dat commissies die uitspraken doen over leden, zoals ethische commissies of beroepscommissies niet verankerd zijn in de statuten. Dan zijn al hun uitspraken nietig en niet rechtsgeldig. Dat kan grote problemen opleveren voor de vereniging. Het gebeurt regelmatig dat de naam en zetel even gewijzigd worden, wellicht nog een aanpassing in de bestuursbevoegdheden en dat is het dan. Vaak ook nog in oubollige of moeilijk leesbare taal. Ook de recente rechtspraak op het gebied van verenigingsrecht wordt lang niet door alle notarissen bijgehouden Kortom, zoek een notaris die wel veel met verenigingen werkt en daarin ook kan adviseren. Dan liggen de kosten al gauw op 800 tot 1200 euro voor lokale verenigingen en bij landelijke verenigingen ligt dat nog hoger omdat zij vaak een ledenraad of raad van toezicht hebben.

Ander alternatief is dat Legal Letters de conceptstatuten maakt. Ik werk uitsluitend voor verenigingen en stichtingen en weet dus wat zij nodig hebben. Bovenstaande zaken worden er altijd in verwerkt, evenals recente rechtspraak.

Voor kleinere verenigingen ben ik daar doorgaans 3,5 uur mee bezig, bij grotere landelijke organisaties vanaf 6 uur. Daarna kan de vereniging naar een goedkopere (internet)notaris die het definitieve concept opstelt dat aan de ledenvergadering wordt voorgelegd. Na de vergadering passeert de notaris de akte. Het geheel wordt dan dus door twee professionals uitgevoerd, wat de controle ten goede komt. Toch is het vaak niet duurder en je weet zeker dat er een professional uit het verenigingsrecht naar gekeken heeft.

Maar welke weg je ook kiest, zorg dat je statuten bij de tijd zijn. Statuten zijn de basis waar steeds op terug gevallen moet worden maar waar de vereniging ook heel veel eigen keuzes kan maken die afwijken van de wettelijke regeling. Gedegen advies is daarbij belangrijker dan de kosten. Goedkoop is hier bijna altijd duurkoop want als later blijkt dat de statuten niet voldoen, moet alles weer opnieuw.

mr. Marjo Vink

cropped-2016-visitekaartje-voorkant3.jpg