Bestuursvergadering in coronatijd

approval-4849109_1920

Digitaal vergaderen

Veel verenigingsbestuurders vragen zich af of zij digitaal mogen vergaderen. Kan dat? Of is de vereniging stuurloos in deze coronatijd?

Het bestuur mag digitaal vergaderen, overleggen en besluiten nemen, tenzij de statuten dat verbieden. Er is wettelijk niets geregeld over het houden van een bestuursvergadering. De wet laat het dus aan de verenigingen over hoe zij dat willen regelen. De meeste verenigingen hebben echter geen verbod op digitale besluitvorming, zij zullen meestal helemaal niets geregeld hebben. De praktijk is dat besturen fysiek bijeen komen. Maar er is dus niets op tegen om een vergadering via Microsoft Teams of Zoom te houden. Daar mogen ook besluiten genomen worden.

De vereniging is dus niet stuurloos. Hoewel de activiteiten richting de leden stilliggen, kunnen bestuurszaken gewoon doorgang vinden. Opdrachten aan derden kunnen gewoon gegeven worden. Wellicht is bijstand van adviseurs juist nu heel hard nodig nu er allerhande onverwachte zaken op het bestuur afkomen. NOC*NSF heeft een handige  checklist  gemaakt voor sportverenigingen met zaken waar zij in deze tijd aan moeten denken. Hoewel bedoelt voor sportverenigingen, zullen ook andere verenigingen deze kunnen gebruiken.

Mocht je digitaal gaan vergaderen, zorg dan wel dat iedereen deel kan nemen. Of een bestuurder dat ook doet, is aan hem, als hem maar de gelegenheid is geboden. Vergader indien mogelijk wat korter en wat vaker. Volg verder de normale werkwijze van oproeping, neem de vergadering bij voorkeur op en notuleer wat uitgebreider omdat je bij digitale besluitvorming toch een stuk interactie mist met elkaar.

Tijd van vernieuwing

Deze tijd leent zich ook goed om eens zaken aan te pakken die vaak blijven liggen. Denk aan de voorbereiding van veranderingen die toch al doorgevoerd zouden gaan worden maar waar men niet aan toekwam, het (in concept) vernieuwen van statuten en reglementen waar doorgaans heel wat tijd en overleg in gaat zitten voordat zij ter stemming worden voorgelegd bij de alv, problemen of vragen uitzoeken tussen bestuur en alv die er al waren, of sparren over toekomstige veranderingen.

Kortom, ga niet zitten afwachten totdat verenigingen weer fysiek bij elkaar mogen komen. Loop je tegen vragen aan wat wel en niet mag en kan in deze tijden? Vraag dan een telefonisch of digitaal adviesgesprek aan met Zoom. Dat kan al vanaf een half uurtje, zodat je daarna weer zelfstandig verder kunt.

mr. Marjo Vink

cropped-2016-legalletters-logo-klein2.jpg