Hoe kan de vereniging bestuursvergadering houden in coronatijd?

football-4355589_1920

Tudeluutuutuut. Telefoon. De voetbalvereniging. Of zij digitaal bestuursvergaderingen mogen houden in de coronatijd?

Digitaal vergaderen

Dat was een schot voor open doel. Ja, dat mag. Het bestuur mag digitaal vergaderen, overleggen en besluiten nemen, tenzij de statuten dat verbieden. Er is wettelijk niets geregeld over het houden van een bestuursvergadering. De wet laat het dus aan de verenigingen over hoe zij dat willen regelen. De meeste verenigingen hebben echter geen verbod op digitale besluitvorming, zij zullen meestal helemaal niets geregeld hebben. De praktijk is dat besturen fysiek bijeen komen. Maar er is dus niets op tegen om een vergadering via Microsoft Teams of Zoom te houden. Daar mogen ook besluiten genomen worden.

De vereniging is dus niet stuurloos. Hoewel de activiteiten richting de leden stilliggen, kunnen bestuurszaken gewoon doorgang vinden. Opdrachten aan derden kunnen gewoon gegeven worden. Wellicht is bijstand van adviseurs juist nu heel hard nodig nu er allerhande onverwachte zaken op het bestuur afkomen. NOC*NSF heeft een handige  checklist  gemaakt voor sportverenigingen met zaken waar zij in deze tijd aan moeten denken. Hoewel bedoelt voor sportverenigingen, zullen ook andere verenigingen deze kunnen gebruiken.

Tijd van vernieuwing

Deze tijd leent zich ook goed om eens zaken aan te pakken die vaak blijven liggen. Denk aan de voorbereiding van veranderingen die toch al doorgevoerd zouden gaan worden maar waar men niet aan toekwam, het (in concept) vernieuwen van statuten en reglementen waar doorgaans heel wat tijd en overleg in gaat zitten voordat zij ter stemming worden voorgelegd bij de alv, problemen of vragen uitzoeken tussen bestuur en alv die er al waren, of sparren over de aanpak van problemen.

Kortom, ga niet zitten afwachten totdat verenigingen weer fysiek bij elkaar mogen komen. Loop je tegen vragen aan wat wel en niet mag en kan in deze tijden? Vraag dan een telefonisch of digitaal adviesgesprek aan met Zoom, zodat het balletje wel blijft rollen.

Marjo Vink

Marjo Vink is jurist verenigingsrecht en stichtingenrecht. Zij adviseert en begeleidt bestuurders en beroepskrachten van verenigingen en stichtingen in de non-profit sector. Marjo geeft trainingen en is spreker bij ledenbijeenkomsten. Zij is jarenlang juridisch auteur geweest bij Wolters Kluwer en is huisjurist van diverse koepelorganisaties.