Hoe moet de vereniging een digitale alv houden in coronatijd?

coffee-4322884_1920-1

Met de spoedwet Covid-19 zijn de bekertjes niet meer nodig en kan iedereen thuis zijn koffie zelf pakken voor de vergadering. Dit is de wet die de digitale alv tijdelijk mogelijk maakt. Wat houdt de wet voor verenigingen en stichtingen in?

Tijdelijke wet Covid-19

Op 24 april 2020 is de noodwet Covid-19 in werking getreden. De tijdelijke wet regelt allerhande onderwerpen op diverse maatschappelijke terreinen. Niet alles is dus relevant voor verenigingen en stichtingen. Het gaat met name om art. 6 en 7 voor verenigingen en art. 23 voor stichtingen in onderstaand wetsvoorstel dat inmiddels dus aangenomen is. Het wetsvoorstel geldt tot 1 september en kan steeds met een paar maanden verlengd worden.

2020 Wetsvoorstel Tijdelijke wet Covid-19

Verenigingen

Voor verenigingen is vooral van belang dat de alv tijdelijk digitaal gehouden mag worden. De oproeping dient te vermelden dat de vergadering digitaal wordt gehouden. Het bestuur mag bepalen dat leden geen fysieke toegang hebben tot vergaderingen onder de volgende voorwaarden:

  • De alv is langs elektronische weg voor leden te volgen.
  • Leden hebben 72 uur voorafgaand aan de vergadering de gelegenheid om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda staan. Dat kan per mail vooraf of tijdens de vergadering met een chatfunctie.
  • De vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord
  • De antwoorden worden op de website geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de leden

Het bestuur dient zich in te spannen dat tijdens de vergadering nog nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit gezien de omstandigheden redelijkerwijs teveel is gevraagd. Maar uitgangspunt is dus dat leden vragen moeten kunnen stellen tijdens de vergadering.

De voorzitter leidt de vergadering. Het is mogelijk dat door de omstandigheden leden niet optimaal aan de vergadering hebben kunnen deelnemen, bijvoorbeeld omdat de verbinding wegvalt. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die tijdens de vergadering heeft plaatsgevonden.

Het bestuur mag bepalen dat het stemrecht uitsluitend elektronisch kan worden uitgeoefend. Dat kan door leden tijdens de digitale vergadering mondeling te laten stemmen wat hoorbaar is voor andere leden of door stemmen per e-mail voorafgaand aan de vergadering.

Daarnaast regelt de spoedwet dat de termijn van 6 maanden voor de financiële verantwoording na afloop van het boekjaar door het bestuur verlengd mag worden met 4 maanden. De alv mag dus ook uitgesteld worden als de vereniging dat niet digitaal wil doen. Het wettelijk recht van de alv om die termijn te verlengen vervalt tijdelijk.

Stichtingen

Stichtingen hebben geen leden en zitten dus ook niet met de ledenvergadering in hun maag. Wel is voor stichtingen de 6 maanden termijn waarin het bestuur de (financiële) verantwoording af moet leggen na afloop van het boekjaar verlengd met vier maanden. Als er een raad van toezicht is die die termijn normaal gesproken mag verlengen, vervalt deze bevoegdheid nu.

Meer informatie over de achtergronden staan in de Memorie van Toelichting bij deze wet. Ook hier gaat het met name om de informatie onder punt 6.

spoedwet COVID-19

2020 Memorie van toelichting Tijdelijke wet Covid-19

24-8-2020 update: de spoedwet is verlengd tot 1 oktober 2020

30-9-2020 update: de spoedwet is verlengd tot 1 december 2020

Marjo Vink

Marjo Vink is jurist verenigingsrecht en stichtingenrecht. Zij adviseert en begeleidt bestuurders en beroepskrachten van verenigingen en stichtingen in de non-profit sector. Marjo geeft trainingen en is spreker bij ledenbijeenkomsten. Zij is jarenlang juridisch auteur geweest bij Wolters Kluwer en is huisjurist van diverse koepelorganisaties.