Privacyverklaring

Legal Letters wil je met deze verklaring informeren over haar beleid rondom de verwerking van persoonsgegevens. In de verklaring kun je lezen wat er met je gegevens gebeurt.

Werkzaamheden Legal Letters

Legal Letters verleent juridisch advies aan verenigingen, stichtingen en bedrijven op het gebied van verenigingsrecht, stichtingenrecht, sportrecht en contractenrecht.

Algemene persoonsgegevens

Legal Letters verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Legal Letters verwerkt de volgende gegevens:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Anonieme gegevens over je activiteiten op de website
  • Functie bij de vereniging
  • Adresgegevens vereniging
  • Overige gegevens die je zelf verstrekt zoals statuten, reglementen, brieven, e-mails, notulen, correspondentie en andere documenten die voor het bestuderen van het dossier en beantwoording van de juridische vraag noodzakelijk zijn

Doeleinden van de gegevensverwerking

Legal Letters verwerkt uitsluitend algemene persoonsgegevens met de volgende doelen en gerechtvaardigde belangen:

  • Het verduidelijken van de vraag die opdrachtgever heeft
  • Dossieropbouw voor begeleiding van trajecten en verantwoording van gegeven adviezen
  • Begeleiding bij interne juridische procedures binnen de vereniging
  • Contact met opdrachtgever of vraagsteller te kunnen opnemen
  • Vaststellen van de identiteit van de vraagsteller
  • Vaststellen van rechtspersoonlijkheid van de vereniging
  • Uitvoeren van de overeenkomst met opdrachtgever
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals de belastingdienst die stelt
  • Verbeteren van de dienstverlening van Legal Letters
  • Informeren over nieuwe dienstverlening en toezending van berichten waar je je voor hebt aangemeld

De juridische grondslagen voor de verwerkingen zijn:

  • Toestemming
  • Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen
  • Gerechtvaardigd belang

Het kan voorkomen dat je bepaalde gegevens of toestemming niet wilt geven. Het gevolg daarvan kan zijn dat Legal Letters geen overeenkomst met je af kan sluiten, of een deel van de afgesproken taken niet kan uitvoeren. Legal Letters informeert je in dat geval wat de weigering voor gevolgen kan hebben.

Verkrijging van gegevens

Legal Letters verkrijgt de gegevens op volgende wijze:

  • Je geeft de gegevens zelf aan Legal Letters;
  • Legal Letters raadpleegt openbare bronnen, met name bij de Kamer van Koophandel;

Persoonsgegevens worden nooit gedeeld met derden behalve als:

  • Dit nodig is voor de uitvoering van de werkzaamheden die afgesproken zijn. Legal Letters vraagt hiervoor altijd toestemming;
  • Legal Letters aan een wettelijke verplichting moet voldoen;
  • Bevoegde instanties daarom vragen in verband met de uitvoering van hun wettelijke taak.

Vaste contactpersoon

Legal Letters werkt altijd met een vaste contactpersoon. Dit om misbruik te voorkomen. Bij Legal Letters verlopen veel contacten via e-mail en telefoon. Het is voor Legal Letters niet vast te stellen of die persoon ook daadwerkelijk de vereniging vertegenwoordigd. Om die reden wordt er geen informatie verstrekt aan andere bestuursleden van de vereniging of andere mensen dan alleen aan de contactpersoon of personen.

Wil je de contactpersoon wijzigen, dan neemt Legal Letters die wijziging alleen aan van de contactpersoon zelf. Zonder bevestiging van de contactpersoon geeft Legal Letters geen informatie aan andere personen.

Bewaartermijnen

Legal Letters bewaart je gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Contactgegevens die je op (online) formulieren voor het aangaan van de overeenkomst hebt ingevuld of die je telefonisch of persoonlijk aan Legal Letters hebt gegeven vóór het aangaan van de overeenkomst worden maximaal acht weken bewaard. Komt geen overeenkomst tot stand, dan verwijdert Legal Letters je gegevens. Gegevens die van belang zijn voor de bedrijfsadministratie moeten 7 jaar bewaard worden. Dat is een wettelijke verplichting. Inhoudelijke gegevens over opdrachten worden na 2 jaar verwijderd tenzij de verwachting is dat deze gegevens voor toekomstige opdrachten nog nodig zijn.

Beveiliging

Legal Letters beschermt de aan haar toevertrouwde gegevens met behulp van technische en administratieve veiligheidsmaatregelen om het risico van verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging zo klein mogelijk te maken. Hierbij kun je denken aan firewalls, virusscanners, back-ups, fysieke en administratieve toegangscontroles tot de data en servers. Legal Letters maakt geen gebruik van online opslagmogelijkheden in de cloud. Indien je vermoedt dat er toch misbruik is gemaakt van gegevens, dan kunt je contact opnemen met Legal Letters. De contactgegevens onderaan deze verklaring.

Website en cookies

Legal Letters houdt op haar website algemene bezoekgegevens en statistieken bij. Het IP-adres, het tijdstip van opvraging en ingevulde gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Gegevens worden anoniem verzameld, behalve persoonsgegevens die je op contactformulieren invult. Voor blogs en nieuwsbrieven kun je je in het toegestuurde bericht afmelden.

Legal Letters gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Legal Letters gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Gegevens inzien, veranderen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Legal Letters.

Je hebt ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar je toe te sturen. Om veiligheidsredenen stuurt Legal Letters bij voorkeur geen gegevens naar andere organisaties, ook niet op verzoek. Letters stuurt dan een kopie van het hele dossier aan jezelf, zodat je zelf je gegevens aan derden kunt geven.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar onderstaand e-mailadres. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Eventuele klachten over de omgang met persoonsgegevens kun je na melding bij Legal Letters, ook melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassen privacy verklaring

Legal Letters heeft het recht om haar privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op de website www.legalletters.nl  worden gepubliceerd.

Contactgegevens

Heb je vragen of verzoeken of wil je je toestemming intrekken, neem dan hier contact op.