Privacyverklaring

Legal Letters wil u met deze verklaring informeren over haar beleid rondom de verwerking van persoonsgegevens. In de verklaring kunt u lezen wat er met uw gegevens gebeurt.

Werkzaamheden Legal Letters

Legal Letters verleent juridisch advies aan verenigingen, stichtingen en bedrijven op het gebied van verenigingsrecht, stichtingenrecht, sportrecht en contractenrecht.

Algemene persoonsgegevens

Legal Letters verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van haar diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt heeft. Legal Letters verwerkt de volgende gegevens:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Anonieme gegevens over uw activiteiten op de website
  • Functie bij de vereniging
  • Adresgegevens vereniging
  • Overige gegevens die u zelf verstrekt zoals statuten, reglementen, brieven, e-mails, notulen, correspondentie en andere documenten die voor het bestuderen van het dossier en beantwoording van de juridische vraag noodzakelijk zijn

Doeleinden van de gegevensverwerking

Legal Letters verwerkt uitsluitend algemene persoonsgegevens met de volgende doelen en gerechtvaardigde belangen:

  • Het verduidelijken van de vraag die opdrachtgever heeft
  • Dossieropbouw voor begeleiding van trajecten en verantwoording van gegeven adviezen
  • Begeleiding bij interne juridische procedures binnen de vereniging
  • Contact met opdrachtgever of vraagsteller te kunnen opnemen
  • Vaststellen van de identiteit van de vraagsteller
  • Vaststellen van rechtspersoonlijkheid van de vereniging
  • Uitvoeren van de overeenkomst met opdrachtgever
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals de belastingdienst die stelt
  • Verbeteren van de dienstverlening van Legal Letters
  • Informeren over nieuwe dienstverlening en toezending van berichten waar u zich voor hebt aangemeld

De juridische grondslagen voor de verwerkingen zijn:

  • Toestemming
  • Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen
  • Gerechtvaardigd belang

Het kan voorkomen dat u bepaalde gegevens of toestemming niet wilt geven. Het gevolg daarvan kan zijn dat Legal Letters geen overeenkomst met u af kan sluiten, of een deel van de afgesproken taken niet kan uitvoeren. Legal Letters informeert u in dat geval wat de weigering voor gevolgen kan hebben.

Verkrijging van gegevens

Legal Letters verkrijgt de gegevens op volgende wijze:

  • U geeft de gegevens zelf aan Legal Letters;
  • Legal Letters raadpleegt openbare bronnen, met name bij de Kamer van Koophandel;

Persoonsgegevens worden nooit gedeeld met derden behalve als:

  • Dit nodig is voor de uitvoering van de werkzaamheden die afgesproken zijn. Legal Letters vraagt hiervoor altijd toestemming;
  • Legal Letters aan een wettelijke verplichting moet voldoen;
  • Bevoegde instanties daarom vragen in verband met de uitvoering van hun wettelijke taak.

Vaste contactpersoon

Legal Letters werkt altijd met een vaste contactpersoon. Dit om misbruik te voorkomen. Bij Legal Letters verlopen veel contacten via e-mail en telefoon. Het is voor Legal Letters niet vast te stellen of die persoon ook daadwerkelijk de vereniging vertegenwoordigd. Om die reden wordt er geen informatie verstrekt aan andere bestuursleden van de vereniging of andere mensen dan alleen aan de contactpersoon of personen.

Wilt u de contactpersoon wijzigen, dan neemt Legal Letters die wijziging alleen aan van de contactpersoon zelf. Zonder bevestiging van de contactpersoon geeft Legal Letters geen informatie aan andere personen.

Bewaartermijnen

Legal Letters bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Contactgegevens die u op (online) formulieren voor het aangaan van de overeenkomst hebt ingevuld of die u telefonisch of persoonlijk aan Legal Letters hebt gegeven vóór het aangaan van de overeenkomst worden maximaal acht weken bewaard. Komt geen overeenkomst tot stand, dan verwijdert Legal Letters deze gegevens. Gegevens die van belang zijn voor de bedrijfsadministratie moeten 7 jaar bewaard worden. Dat is een wettelijke verplichting. Inhoudelijke gegevens over opdrachten worden na 2 jaar verwijderd tenzij de verwachting is dat deze gegevens voor toekomstige opdrachten nog nodig zijn.

Beveiliging

Legal Letters beschermt de aan haar toevertrouwde gegevens met behulp van technische en administratieve veiligheidsmaatregelen om het risico van verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging zo klein mogelijk te maken. Hierbij kunt u denken aan firewalls, virusscanners, back-ups, fysieke en administratieve toegangscontroles tot de data en servers. Legal Letters maakt geen gebruik van online opslagmogelijkheden in de cloud. Indien u vermoedt dat er toch misbruik is gemaakt van gegevens, dan kunt u contact opnemen met Legal Letters. De contactgegevens onderaan deze verklaring.

Website en cookies

Legal Letters houdt op haar website algemene bezoekgegevens en statistieken bij. Het IP-adres, het tijdstip van opvraging en ingevulde gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Gegevens worden anoniem verzameld, behalve persoonsgegevens die u op contactformulieren invult. Voor blogs en nieuwsbrieven kunt u zich in het toegestuurde bericht afmelden.

Legal Letters gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Legal Letters gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, veranderen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Legal Letters.

U heeft ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij Legal Letters een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u toe te sturen. Om veiligheidsredenen stuurt Legal Letters bij voorkeur geen gegevens naar andere organisaties, ook niet op verzoek. Letters stuurt dan een kopie van het hele dossier aan u zelf, zodat u de gegevens zelf aan derden kunt geven.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevens overdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar onderstaand e-mailadres. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, verzoekt Legal Letters u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Legal Letters reageert zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Eventuele klachten over de omgang met persoonsgegevens kunt u na melding bij Legal Letters, ook melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassen privacy verklaring

Legal Letters heeft het recht om haar privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op de website www.legalletters.nl  worden gepubliceerd.

Contactgegevens

Heeft u vragen of verzoeken of wilt u uw toestemming intrekken, neem dan hier contact op.